Электронный документооборот в охране труда
В статье узнаете, какие преимущества имеет электронный документооборот (ЭДО), и какие документы необходимо вести в традиционной бумажной форме. Расскажем, следует ли уже сейчас начинать внедрение цифровой трансформации в охране труда, или подождать изменений в трудовом законодательстве.
Содержание:
- Какие преимущества внедрения электронного документооборота в ОТ
- Какими документами регулируется ЭДО в охране труда
- Какие документы по охране труда нельзя вести в электронном виде
- Что учесть компании при переходе на электронный документооборот
Какие преимущества внедрения электронного документооборота в ОТ
Перевод на цифру, при всей своей высокой стоимости, имеет очевидные преимущества. Так, на сегодняшний день процесс ознакомления работников с результатами СОУТ требует от специалиста по охране труда огромных трудозатрат. Проверка своевременного проведения инструктажей по охране труда также отнимает много времени, которое можно было бы потратить более производительно, чаще посещать объекты работ с повышенной опасностью, заниматься профилактикой травматизма, проводить встречи в коллективе, разъяснять права работников.
Какие документы по охране труда нельзя вести в электронном виде
Все взаимоотношения между участниками трудовых отношений завязаны на внутрикорпоративном уровне. На этом уровне можно сформировать корпоративную сеть «Работодатель — Представительный орган работников — Работник».
Пример: представители работодателя разрабатывают инструкцию по охране труда, передают ее по цифровым каналам в представительный орган, там происходит анализ и согласование, после этого проект инструкции передается работодателю на утверждение, после чего направляется работнику на ознакомление. Работник подписывает инструкцию своей ЭЦП. Это самый простой пример цифровой трансформации, базирующийся на программном модуле отдела кадров.
Однако в некоторых процессах участвуют не только «Работодатель — Представительный орган работников — Работник». В таком случае документооборот не может быть включен в корпоративную сеть. Например, не получится провести в электронном формате вводный инструктаж для «неработников», то есть для работников подрядной организации. Они не состоят в штате организации, следовательно, их нет в программном модуле отдела кадров.
Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний предполагают участие в работе не только штатного персонала, но и привлеченных экспертов, представителей государственных и общественных органов, а также пострадавшего или его доверенного лица. Все это делает невозможным вовлечение этого обширного круга лиц в схему цифровизации.
Таким образом, только собственноручно, в бумажной форме, и лично должны быть составлены:
- Планы, эскизы, схемы
- Протоколы осмотра места происшествия
- Протоколы опросов должностных лиц
- Акт о несчастном случае на производстве
- Протоколы опросов очевидцев несчастного случая
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
Указанные документы могут быть изъяты для приобщения их к уголовному делу в качестве доказательства, поэтому могут вестись только в традиционной бумажной форме. Статья 86 Уголовного кодекса не предусматривает собирание доказательств в не письменной форме.
Возможно ли оформлять обучение по охране труда в электронном виде
Порядок обучения и проверки знаний требований охраны труда № 1/29 при проведении инструктажей не допускает возможность замены «живой» собственноручной подписи работника электронной цифровой подписью. Проект нового порядка обучения (ID проекта 02/07/01-21/00112477) допускает, что работодатель самостоятельно определяет, каким образом будут проводиться инструктажи в организации. Такой Порядок должен быть разработан и утвержден работодателем.
Таблица. Проведение инструктажей по новому проекту
| Вид инструктажа | Как проводится | Требования к документальной фиксации |
|---|---|---|
| Вводный | Порядок проведения инструктажей по охране труда разрабатывается и утверждается работодателем. | 89.При регистрации проведения вводного инструктажа по охране труда указывается следующая информация: 1) дата проведения вводного инструктажа по охране труда; 2) фамилия, имя, отчество (при наличии) инструктируемого работника; 3) профессия (должность) инструктируемого работника; 4) наименование подразделения, в котором будет осуществлять трудовую деятельность инструктируемый работник; 5) фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность) инструктирующего работника; 6) подпись инструктирующего работника; 7) подпись инструктируемого работника. |
| На рабочем месте | Порядок проведения инструктажей по охране труда разрабатывается и утверждается работодателем. | 90.При регистрации проведения инструктажей по охране труда на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый), а также целевого инструктажа по охране труда указывается следующая информация: 1) дата проведения инструктажа по охране труда; 2) фамилия, имя, отчество (при наличии) инструктируемого работника; 3) профессия (должность) инструктируемого работника; 4) вид инструктажа по охране труда; 5) причина проведения инструктажа по охране труда (для внепланового или целевого инструктажей по охране труда); 6) фамилия, имя, отчество (при наличии), профессия (должность) инструктирующего работника; 7) подпись инструктирующего работника; 8) подпись инструктируемого работника. |
| Целевой | 92.Проведение целевого инструктажа по охране труда при выполнении работ повышенной опасности, на которые в соответствии с нормативными правовыми актами требуется оформление наряда-допуска, оформляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами, содержащими государственные нормативные требования охраны труда и регламентирующими организацию и производство работ повышенной опасности, в том числе перечень записей в наряде-допуске. | 91. Порядок регистрации и документирования проведенного инструктажа по охране труда, независимо от его вида, утверждается работодателем (уполномоченным лицом). Допускается ведение журнала(ов) регистрации инструктажей по охране труда, личного листка работника с регистрацией проведенных инструктажей по охране труда. Документирование проведенного инструктажа по охране труда, независимо от его вида, может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации. |
Следовательно, если проект будет одобрен, работодатель сможет в своем локальном нормативном акте, например, в разделе «Подготовка по охране труда» Положения о системе управления охраной труда прописать, что вводный и другие инструктажи по охране труда могут фиксироваться в электронном журнале.
Какими документами регулируется электронный оборот в охране труда
Все новые правила по охране труда, уже вступившие в силу в 2021 году. допускают возможность ведения документооборота в области охраны труда. Таким образом, нет запрета на ведение ЭДО с использованием цифровой подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника. Это отвечает национальным целям развития РФ на период до 2030 года в указе Президента от 21 июля 2020 г. № 474.
Важно! Депутаты Государственной Думы уже приняли поправки в раздел X «Охрана труда» Трудового кодекса. Обновленная редакция раздела концептуально меняет подходы в области охраны труда. В том числе у работодателя появится возможность ввести электронный документооборот в области охраны труда и использовать в целях контроля за безопасностью работ оборудование для дистанционной видео-, аудио- или иной фиксации.
Работодатель вправе предоставить дистанционный доступ к наблюдению за безопасным производством работ и к базам электронных документов в области охраны труда проверяющим инспекторам Роструда, Роспотребнадзора, Ростехнадзора (при наличии опасных производственных объектов).
Что учесть компании при переходе на электронный документооборот
Система охраны труда является неотъемлемой частью менеджмента организации. Следовательно, при внедрении цифровой трансформации, изменения предстоят и в области охраны труда. Работодатель под свою ответственность должен определить, какие процессы можно передать на дистанционное управление, в каком случае допускаются подписание документов и получение информации в электронном виде. Целью цифровизации в охране труда является применение цифровых технологий, обеспечивающих повышение производительности труда и эффективности системы управления охраной труда, снижения травматизма.
Таким образом, уже сейчас перед каждым работодателем, перед каждым специалистом по охране труда стоит вопрос – когда необходимо начинать внедрение цифровых технологий, стоит ли ждать новой редакции Трудового кодекса и нового порядка обучения по охране труда.
Цифровая трансформация потребует от работодателя определенных временных и финансовых затрат. Так, на каждого участника взаимодействия «работник-работодатель» должна быть оформлена электронная цифровая подпись. Персональные данные должны быть защищены.
У специалистов по охране труда уже сейчас есть возможность взвесить все за и против, и определить, какие процессы можно безболезненно передать на «цифру». Мы бы советовали начать с самых трудоемких процессов – с обучения, с медосмотров, со спецоценки, с выдачи СИЗ. Попробуйте уже сейчас составить техническое задание на подготовку списка лиц, подлежащих обязательным медосмотрам, поименного списка, журнала выдачи направлений, а также формирование самих направлений.
Все это мы с кадровиками делаем уже сейчас, собирая из разных отчетов сведения о стаже, о вредных факторах. Когда произойдет цифровизация этого процесса, списки можно будет сформировать одним нажатием клавиши. Возможно, сейчас это кажется для многих чудом, но в некоторых организациях, как правило, с иностранным капиталом, такие процессы давно вошли в обиход.
Все новое – это хорошо забытое старое. В свое время мы также учились переходить с ведения записей вручную в компьютер. Еще совсем недавно весь кадровый и бухгалтерский учет велся в бумажном виде. Специалисту по охране труда не следует бояться, что его заменит «цифра». Просто останется больше времени на предотвращение травматизма, чем на ведение рутинных бумажных дел. Вот на что времени не остается, так это сокрушаться переменам. Они неизбежны, и специалисты по охране труда должны уметь к ним адаптироваться.
