Как специалисту по охране труда провести аудит при устройстве на новую работу

Многие специалисты по ОТ, устраиваясь в новую компанию, сталкивались с тем, что до них в охране труда было буквально «выжженное поле»: документы не вели или делали это с ошибками, про медосмотры никто не слышал, да и периодичность обучения никто не соблюдал. Но вскрывается такая ситуация как правило уже после начала работы. Что делать в таком случае? Как не стать виноватым в глазах нового работодателя? Правильно, провести свой внутренний аудит. Подготовили инструкцию, которая поможет специалисту по охране труда провести проверку в новой компании, выявить проблемы, зафиксировать их документально и предложить решения.

 

 

Смовж Вера

КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

Какие вопросы специалисту по охране труда задать будущему работодателю до устройства на работу

При смене места работы специалисту по ОТ важно еще до трудоустройства выяснить ключевые моменты о состоянии охраны труда в компании. Это поможет оценить условия и объем предстоящей работы, а также избежать неприятных сюрпризов. Рекомендуем заранее задать работодателю пять принципиальных вопросов по телефону или на собеседовании.

Вопрос 1. Есть ли в компании служба охраны труда? Узнайте, создана ли в компании служба охраны труда либо должность специалиста по ОТ. Если в штате более 50 сотрудников, согласно ст. 223 ТК РФ, у работодателя должен быть специалист или целый отдел, отвечающий за охрану труда. Уточните, кому подчиняется специалист по ОТ, есть ли в организации комитет (комиссия) по охране труда и как распределены обязанности. Важно понять, занимался ли кто-то до вас этой работой или вам предстоит выстраивать все «с нуля».

Вопрос 2. Насколько в компании налажена система управления охраной труда (СУОТ)? Выясните, реализована ли в компании система управления охраной труда: есть ли Положение о СУОТ, определены ли политика и цели в области ОТ, планируются ли мероприятия по улучшению условий труда, распределена ли ответственность за охрану труда между должностными лицами. Проще говоря — велась ли ранее системная работа по охране труда и насколько она формализована. 

Вопрос 3. В каком состоянии документы по охране труда? Попросите описать или показать основной пакет документов по ОТ. Узнайте, все ли обязательные локальные акты присутствуют и актуальны ли они. Например, есть ли журналы инструктажей, приказы о назначении ответственных, программы обучения, оценки рисков, результаты специальной оценки условий труда и пр. Попросите работодателя при возможности ознакомить вас с ключевыми документами до подписания трудового договора — вы имеете на это право (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Такое ознакомление поможет выявить серьезные пробелы заранее, ведь после приема на работу устранять их будет уже вашей ответственностью.

Вопрос 4. Как в компании проходили проверки инспекции труда? Узнайте, были ли в организации проверки контролирующих органов (ГИТ, Роструд) и каковы их итоги. Наличие вынесенных предписаний или штрафов — тревожный сигнал. Поинтересуйтесь, устранены ли выявленные нарушения, выполнены ли предписания инспекторов. Также спросите, были ли за последние годы несчастные случаи или тяжелые инциденты на производстве — это покажет уровень безопасности труда и отношение руководства к требованиям ОТ.

Вопрос 5. Есть ли бюджет на охрану труда? Важно понять, готова ли компания вкладываться в безопасность. Тактично уточните, предусмотрены ли средства на закупку средств индивидуальной защиты, проведение обучения и инструктажей, обязательные медицинские осмотры, специальную оценку условий труда и другие мероприятия. Например, спросите, как организована выдача СИЗ и кто финансирует обучение по охране труда. Отсутствие бюджета на ОТ может означать, что ваши инициативы не получат поддержки. В служебной записке либо на собеседовании можно сопоставить потенциальные затраты на охрану труда с возможными штрафами за нарушения — это часто убедительный аргумент для руководства.

Кроме того, не стесняйтесь спросить, почему вообще открыта вакансия специалиста по ОТ. Опыт показывает, что нередко предыдущий специалист уволился незадолго до или сразу после проверки трудовой инспекции, либо после серьезного несчастного случая. Если выяснится, что предшественник ушел по причинам, связанным с провалами в охране труда, у вас есть повод тщательно взвесить предложение работы. Такой открытый разговор до трудоустройства обезопасит вас от принятия на себя нерешенных проблем прошлого.

Для чего проводить аудит по охране труда на новом рабочем месте

Внутренний аудит состояния охраны труда сразу после трудоустройства — необходимый шаг по нескольким причинам. 

Причина №1. Это защита самого специалиста от необоснованной ответственности за старые проблемы. Приходя в новую компанию, вы не знаете, насколько там запущены дела по ОТ. Проведя независимую оценку текущего состояния, вы зафиксируете «наследство», доставшееся от прежнего специалиста, и тем самым подстрахуете себя от претензий в будущем. По сути, аудит — это способ выявить чужие ошибки и не «принять их на свой счет» после того, как вы вступите в должность.

Причина №2. Аудит помогает сформировать базу для улучшений и выстроить системную работу с первых дней. Выявив, чего не хватает и что требует исправления, вы сможете составить план мероприятий по охране труда. Такая ревизия покажет новому руководителю вашу компетентность и проактивный подход. Вы сразу продемонстрируете, что не просто принимаете дела, но и предлагаете решения для снижения рисков и повышения безопасности.

Причина №3. Аудит предостерегает от критических ситуаций в будущем. Если в ходе проверки вы обнаружите грубые нарушения требований ОТ, у вас будет шанс донести эту информацию до руководства и добиться устранения проблем до прихода инспекции или до того, как произойдет несчастный случай. Критичные несоответствия (например, непроведенная спецоценка, отсутствие обучения персонала или медосмотров) лучше выявить в первый же месяц работы. 

Наконец, проведение аудита выгодно и самому работодателю. Регулярный внутренний контроль — это требование законодательства (работодатель обязан организовывать контроль за состоянием условий труда и соблюдением работниками требований ОТ — ст. 214 ТК РФ). Если сразу после вашего прихода будет проведена проверка и составлен отчет, руководитель получит объективную информацию о состоянии дел по охране труда. На основе этой информации он вместе с вами сможет принять взвешенные решения: утвердить план корректирующих мероприятий, выделить бюджет на первоочередные нужды и пр. Таким образом, аудит служит отправной точкой для системной работы и позволяет снизить травматизм и не получить штрафы при проверках ГИТ в дальнейшем.

Как провести аудит по охране труда своими силами: пошаговый алгоритм

Подходите к аудиту охраны труда структурно. Прежде всего, определите объем и программу проверки: какие подразделения и документы вы будете проверять и в какие сроки. Желательно издать приказ о проведении внутреннего аудита или хотя бы заручиться одобрением руководства, особенно если проверка затронет разные отделы. Далее действуйте пошагово, как советуют эксперты.

Шаг 1. Проверьте наличие документов и их соответствие требованиям

Соберите весь пакет локальных нормативных актов по охране труда и удостоверитесь, что он полный. Разделите документы на семь ключевых групп и используйте чек-листы ниже.

Таблица. Чек-лист по проверке наличия документов по ОТ и их соответствия законодательству

Скачать полную версию чек-листа

Ориентируйтесь на стандарты и лучшие практики. В работе помогут национальные стандарты и международные нормы. Например, методики внутреннего аудита изложены в стандартах ГОСТ Р 12.0.008-2009 и ГОСТ Р 12.0.007-2009, а строить систему управления ОТ рекомендуется в соответствии с ГОСТ Р ИСО 45001-2020. Эти документы задают общие подходы к проверке СУОТ. В них описано, как планировать и проводить аудит, какие критерии применять.

Шаг 2. Разбейте проверку на основные блоки

Чтобы не утонуть в десятках бумаг, рекомендуется сгруппировать документы по тематическим разделам. Практика показывает, что большую часть требований можно покрыть, разделив всю документацию на семь основных групп:

№1. Документы по организации работы по охране труда. Сюда входят приказы и положения, подтверждающие создание системы управления ОТ и функционирование службы охраны труда. Например, Положение о СУОТ, приказы о назначении ответственных лиц (в т.ч. приказ о создании службы или о введении должности СОТа), Политика в области ОТ, планы мероприятий по улучшению условий труда, протоколы заседаний комитета по ОТ и пр. Эти документы показывают, что работодатель уделяет внимание улучшению СУОТ и регулярно планирует мероприятия. Также в эту группу можно включить штатное расписание и должностную инструкцию специалиста по ОТ.

№ 2. Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ). Проведение СОУТ — обязанность каждого работодателя. Проверьте отчет о проведении СОУТ и декларацию условий труда. Важно, были ли работники ознакомлены с результатами СОУТ в 30-дневный срок, и указаны ли условия труда в трудовых договорах. Если СОУТ не проводилась более 5 лет или вовсе отсутствует — это критическое нарушение. Уточните, есть ли график проведения новой СОУТ, если срок подошел.

№ 3. Документы по обучению и инструктажам. Убедитесь, что в компании издан порядок обучения по ОТ и имеются подтверждающие документы: журналы или электронные записи проведения инструктажей, программы и удостоверения обучения по охране труда для руководителей и специалистов, документы о проверке знаний. Процесс проведения вводного, первичного, повторного инструктажей должен быть описан в Положении о СУОТ, а их проведение — отражено в журналах. Также проверьте, проводится ли стажировка на рабочем месте для новых работников и есть ли программы стажировки.

№ 4. Документы по медицинским осмотрам. Предварительные и периодические медосмотры обязательны для ряда категорий работников (приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Необходимо проверить списки контингентов, заключенные договоры с медорганизацией, результаты медосмотров и личные медицинские книжки. Убедитесь, что все, кто должен, прошли медицинские комиссии вовремя, и есть акты по их итогам. Также должен быть график периодических медосмотров и журнал учета выдачи направлений. 

№ 5. Документы по учету и расследованию микротравм. Работодатели обязаны учитывать так называемые микротравмы — легкие травмы, не приводящие к нетрудоспособности (ч. 6 ст. 226 ТК РФ). Проверьте, введен ли в организации учет микроповреждений: издан ли приказ о таком учете, имеется ли журнал регистрации микротравм, разработан ли порядок их расследования. В отчетности по травматизму эти случаи не попадают, но их отсутствие в журнале при наличии фактов может рассматриваться как сокрытие, поэтому лучше убедиться, что учет налажен.

№ 6. Документы по управлению профессиональными рисками. Оценка профрисков стала обязательной для всех работодателей с 1 марта 2022 года. Хотя законодательство не устанавливает жесткой формы отчетности, должен быть зафиксирован процесс идентификации и оценки рисков. Проверьте, разработана ли методика оценки рисков, назначена ли комиссия или ответственное лицо за этот процесс. Должен быть реестр (перечень) выявленных профессиональных рисков и оценка уровня риска по каждой опасности. Также часто составляется план мероприятий по снижению рисков. Важно, чтобы работники были ознакомлены с результатами оценки рисков и планом мероприятий. Если этих документов нет — риски не оценены, и это нарушение.

№7. Документы по обеспечению работников СИЗ. Проверьте нормы выдачи СИЗ по профессиям, а также правильность обеспечения моющими и обезвреживающими средствами. Должны быть приказы или положения, регламентирующие выдачу СИЗ. Посмотрите журналы выдачи СИЗ или электронные ведомости: всем ли работникам, занятым на вредных и опасных работах, СИЗ выдаются своевременно и в полном объеме, расписываются ли они за получение. Отсутствие или неправильная выдача СИЗ — грубое нарушение.

Шаг 3. Зафиксируйте обнаруженные несоответствия

В ходе проверки фиксируйте обнаруженные несоответствия в свой перечень выявленных нарушений и недостатков. Желательно сразу помечать, какое требование нарушено — со ссылкой на закон или иной норматив. Если каких-то документов нет или они не оформлены должным образом, зафиксируйте это в список несоответствий. Такой список пригодится для составления отчета и разработки плана устранения нарушений.

Шаг 4. Оформите результаты аудита документально

Итогом проверки должен стать внутренний отчет (заключение) по результатам аудита. О том, что включить в отчет, подробнее в следующем разделе.

Что включить в отчет по результатам аудита по охране труда

Результаты проведенного аудита необходимо представить в ясной и конструктивной форме. Для этого подготовьте отчет о проведении аудита охраны труда. Утвержденной формы документа нет, поэтому составьте его в произвольной форме. Включите в отчет следующие разделы:

Раздел 1. Введение — краткая информация, когда и кем проведен аудит, его цели и охват. Здесь же можно указать основание — например, приказ руководителя или собственная инициатива специалиста по ОТ при вступлении в должность.

Раздел 2. Общая оценка состояния охраны труда. Опишите, в каком состоянии вы застали систему охраны труда. Укажите сильные стороны, если они есть — например, все сотрудники прошли обучение, СОУТ проведена в срок. Затем перечислите ключевые проблемы. Пример формулировки: «Система управления охраной труда формально создана, но не работает в полном объеме: не проводится оценка профессиональных рисков, не ведется учет микротравм. Часть документов устарела и не соответствует требованиям, вступившим в силу в 2025 году.»

Раздел 3. Выявленные вами нарушения. Составьте список всех обнаруженных несоответствий с конкретными примерами и ссылками на нормы закона. Удобнее всего оформить это в таблице.

Такой формат используют и инспекторы ГИТ в предписаниях — он понятен и специалисту, и руководителю. Можно также использовать чек-листы Роструда. Его вы найдете в Приложении 1 приказа Роструда от 01.02.2022 № 20. Пройтись по каждому пункту, отметить «да/нет», а затем на основе этого сформулировать перечень нарушений. К отчету можно приложить заполненные чек-листы или фото проблемных мест.

Такая детализация добавит отчету веса и поможет убедить руководство, что меры нужно принимать срочно.

Раздел 4. Анализ рисков и последствий. Кратко оцените, чем могут обернуться выявленные нарушения. Укажите, какие несоответствия несут наибольшие риски — например, отсутствие обучения и медосмотров. Это не только потенциальные штрафы до 130 000 рублей, но и угроза жизни сотрудников.

Для убедительности можно привести примеры аварий и несчастных случаев в отрасли или свежие решения ГИТ. Цель раздела — показать, что проблему нельзя откладывать: она может стоить компании денег, репутации или даже приостановки деятельности.

Раздел 5. Рекомендации и план действий. Здесь — конкретные меры по каждому нарушению. Оформите в формате «предписания специалиста по ОТ»:

1. Разработать недостающие инструкции по охране труда — до 01.12.2025 (требование: Приказ Минтруда № 772н).
2. Заключить договор с медцентром и провести периодический медосмотр работников отдела X — до 01.03.2026 (ст. 214 ТК РФ).

Укажите срок, норматив и, при необходимости, исполнителя. Такой план можно оформить в виде таблицы, приложения или «дорожной карты».

Готовый отчет передайте директору в виде служебной записки с приложением — самого отчета или чек-листов. Важно получить письменное подтверждение, что работодатель ознакомлен с документом. Это поможет в будущем доказать, что вы добросовестно исполняли свои обязанности и заранее предупреждали о рисках.

Скачать образец отчета о проведении аудита документов по охране труда

Как обсудить результаты с руководителем, чтобы не остаться «виноватым»

Даже самый подробный отчет не принесет пользы, если информация не будет правильно доведена до руководства. В новом коллективе важно выстроить общение так, чтобы вас поняли и поддержали, а не восприняли как обвинителя. Вот несколько рекомендаций, как провести разговор с работодателем по итогам аудита охраны труда:

• Придерживайтесь подхода «факт — риск — рекомендация». Это беспроигрышная тактика донесения проблем. Сначала спокойно изложите факт нарушения или недостатка, затем поясните, какой риск он несет, и сразу предложите рекомендацию по исправлению. Например: «У нас не проведена специальная оценка условий труда на складе (факт). Это грозит крупным штрафом и приостановкой работ инспекцией, а главное — мы не уверены в безопасности условий для людей (риск). Я рекомендую в ближайший месяц заключить договор с аккредитованной организацией и провести СОУТ, я уже подобрал возможных исполнителей (решение).» Такой формат позволяет обсуждать острые вопросы без личных оценок — вы опираетесь на факты и законодательство, демонстрируете заботу о компании. Руководители ценят, когда им не просто указывают на проблемы, но сразу предлагают вариант решения.
• Делайте акцент на совместной работе, а не на поиске виноватых. Важно с самого начала позиционировать себя как помощника, а не контролера. Подчеркните, что ваша цель — улучшить систему охраны труда в интересах компании и ее сотрудников, а не критиковать прошлое. Например: «Моя задача — помочь компании избежать штрафов и несчастных случаев, поэтому я провел этот анализ.» Избегайте в разговоре обвинительных формулировок в адрес прежних сотрудников или самого руководства. Даже если обнаружены явные просчеты, корректно говорите о рисках для организации, а не о чьей-то халатности. Такой деловой, партнерский тон повысит шансы, что ваши слова будут услышаны.
• Выберите правильный формат донесения информации. Если руководитель занятой человек, оптимально сначала передать ему краткую служебную записку с основными выводами и перечнем самых критичных нарушений. В записке изложите суть: мол, «проведен аудит, выявлено столько-то несоответствий, основные риски такие-то, предлагаются меры». Затем попросите о встрече для детального обсуждения. На самой встрече имейте при себе копию отчета или список нарушений. Можно подготовить презентацию с фотографиями нарушений (если уместно) — визуальные доказательства часто производят впечатление. В разговоре старайтесь расставить акценты на тех зонах, которые требуют неотложных действий. Например, начните с того, что штрафы за отсутствие обучения и медосмотров сейчас самые высокие (до 200 тыс. руб. на организацию), поэтому эти вопросы в приоритете. Когда руководитель видит реальную угрозу бизнесу, ему легче принять решение поддержать ваши предложения.
• Обсуждайте план действий, а не перечень проблем. Чтобы не сложилось ощущение, что «все плохо и виноват директор», сразу переключайте фокус на решения. После обозначения каждого риска предлагайте план, как его нейтрализовать. Возможно, что-то можно исправить быстро «малой кровью» — например, провести внеплановый инструктаж или докупить недостающие знаки безопасности. Покажите, что многое в ваших силах: «Я уже подготовил проекты недостающих инструкций, нужно лишь утвердить», либо «Нашел учебный центр, который может обучить сотрудников в следующем месяце». Когда у руководства есть конкретный план и понятные шаги, оно видит, что ситуация контролируема. Воспринимайте реакцию шефа спокойно, будьте готовы пояснить детали и обосновать расходы (при необходимости, ссылками на НПА и расчетами, сколько штрафов удастся избежать). Если обсуждение проходит устно, по итогам встречи желательно оформить краткий письменный отчет или протокол — чтобы зафиксировать договоренности и ваши предложения.
• Фиксируйте договоренности и будьте на связи. По итогам разговора неплохо бы получить от руководителя одобрение вашего плана действий. Например, в резолюции на служебной записке директор может поручить вам исполнить предложенные меры в определенные сроки. Это идеальный вариант, так как у вас будут полномочия и поддержка. Если же прямого распоряжения не последовало, не унывайте — продолжайте работу по устранению нарушений в пределах своей компетенции. Через некоторое время (например, через месяц) можно повторно проинформировать руководителя о прогрессе: что уже сделано и что еще требуется. Такая проактивная позиция и регулярная обратная связь закрепят за вами репутацию ответственного и компетентного специалиста.

В итоге, правильно проведенный аудит и грамотно выстроенный диалог с начальством помогут вам не остаться крайним в случае обнаружения прошлых недостатков. Вы продемонстрируете профессионализм и инициативность, а главное — заложите фундамент для эффективной системы охраны труда в новой для вас организации. Помните, что охрана труда — это, в первую очередь, безопасность людей, а значит, и руководитель, и специалисты должны быть в одной команде. Ваш подход «факт — риск — решение» и стремление помочь компании соблюсти закон создадут доверие и взаимопонимание. А зафиксированные результаты аудита обезопасят вас, подтвердив, что вы своевременно обозначили проблемы и предложили пути их решения. Это и есть путь настоящего профессионала в охране труда.

What’s your Reaction?

8

1

0

0

0

0

1