Порядок выдачи СИЗ: какие документы оформить и что учесть

Порядок выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) — один из ключевых элементов системы охраны труда. От правильной организации этого процесса зависит безопасность сотрудников и соблюдение требований законодательства. В статье эксперты ITECO дали пошаговую инструкцию, которая поможет работодателям и специалистам по охране труда назначить ответственного за СИЗ, организовать их выдачу и оформить необходимые документы.

Любавский Александр

КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

Кого назначить ответственным за выдачу СИЗ в компании

В каждой организации работодатель должен назначить сотрудника, ответственного за обеспечение и выдачу СИЗ работникам. Формально ответственность за своевременное и полное обеспечение работников СИЗ несет сам работодатель. Это прописано в ст. 214 ТК РФ и п. 10 Правил, утв. приказа Минтруда от 29.10.2021 № 766н. Однако на практике эти функции возлагают на конкретное должностное лицо приказом руководителя. Четкого требования, кто именно должен заниматься выдачей СИЗ, нет — компания определяет это самостоятельно в локальном акте.

Чтобы назначить ответственного за выдачу СИЗ, издайте приказ в произвольной форме и пропишите обязанности по ведению учета и выдаче СИЗ в должностной инструкции сотрудника.

Приказ о назначении ответственного за выдачу СИЗ: образец

Скачайте образец приказа

Важно понимать, что специалист по охране труда обычно не ведет личные карточки выдачи СИЗ — его роль заключается в разработке процедуры и контроле. Таким образом, оптимально поручить ведение личных карточек и непосредственную выдачу тому, кто может регулярно взаимодействовать с работниками и хранить запас СИЗ. Если организация имеет несколько филиалов или подразделений, имеет смысл назначить ответственных за СИЗ в каждом из них и определить их зоны ответственности в локальном положении.

Рубрика «Вопрос-ответ»

Вопрос. Кто заполняет личные карточки учета выдачи СИЗ?

Ответ. Личные карточки учета выдачи СИЗ заполняет сотрудник, которого работодатель официально назначил ответственным за учет СИЗ. Назначенный сотрудник:

• ведет учет карточек,
• обеспечивает подразделения нужными бланками,
• организует архив карточек уволенных работников.

Если карточки нужны для одного водителя в офисе — можно поручить учет бухгалтеру. Если у вас склад и десятки сотрудников — назначьте кладовщика.

Как организовать выдачу СИЗ: пошаговая инструкция

Организация процесса выдачи СИЗ включает несколько этапов — от планирования потребности в средствах защиты до непосредственной раздачи работникам и контроля использования. Ниже приведена пошаговая инструкция для грамотного обеспечения сотрудников СИЗ.

Шаг 1. Выявите потребность в СИЗ. Проанализируйте условия труда на рабочих местах. Используйте результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков (ОПР), чтобы определить вредные и опасные факторы. На основе анализа составьте перечень СИЗ по каждой профессии и должности.

Ориентируйтесь на Единые типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда от 29.10.2021 № 767н. На их основе и по результатам СОУТ/ОПР разработайте локальные нормы выдачи СИЗ. Оформите их в виде таблицы с указанием наименования СИЗ, количества и периодичности выдачи по каждой должности. Утвердите документ приказом по организации (п. 14–18 Правил № 766н).

Шаг 2. Подберите и закупите СИЗ. После того как определили потребность, выберите конкретные модели средств защиты и спланируйте их закупку. Убедитесь, что выбранные СИЗ соответствуют требованиям законодательства. Все изделия должны иметь сертификаты или декларации соответствия техническим регламентам и стандартам — несертифицированные средства использовать нельзя.

Заложите в бюджет расходы на СИЗ и приобретите их заранее, чтобы к моменту выдачи все было в наличии. Определите сроки эксплуатации каждого средства — они зависят от условий труда и закреплены в нормативных документах.

Шаг 3. Организуйте хранение и учет СИЗ. До начала выдачи обеспечьте правильное хранение закупленных СИЗ. Разместите их на складе или в отдельном помещении, оборудованном по требованиям производителей. Соблюдайте условия хранения — защитите средства от влаги, перегрева, солнечного света и других факторов, особенно если речь о касках, респираторах, фильтрах и прочих чувствительных изделиях.

Учитывайте размеры сотрудников. При приеме на работу уточняйте размеры одежды, обуви, каски и других СИЗ. Эти данные внесите на лицевую сторону личной карточки учета СИЗ — так вы заранее подготовите комплект нужного размера.

Шаг 4. Выдайте СИЗ работникам и зафиксируйте выдачу. Оформите выдачу средств индивидуальной защиты документально. На каждого сотрудника заведите личную карточку учета СИЗ — бумажную или электронную. В карточке укажите, какие СИЗ выданы, в каком количестве, с какой датой и на какой срок.

Личная карточка учета выдачи СИЗ: образец

Скачайте образец

При выдаче получите подтверждение: если карточка бумажная — пусть работник распишется, если электронная — зафиксируйте данные расходного документа с подписью или отметку в электронной системе (например, при выдаче через терминал). Без подписи или электронного аналога выдача считается неоформленной.

Рекомендация эксперта. Совместите выдачу с инструктажем: объясните сотруднику, как правильно пользоваться средствами защиты, в каких случаях их применять. Если СИЗ сложные — например, для работы на высоте или СИЗОД с фильтрами — проведите обучение и проверку знаний. Зафиксируйте инструктаж — в журнале или отдельным актом. После этого передайте СИЗ работнику в личное пользование на установленный срок.

Шаг 5. Контролируйте использование и замену СИЗ. После выдачи проверьте, чтобы сотрудники правильно пользовались средствами защиты. Организуйте регулярные проверки — их проводят руководители подразделений и специалисты по охране труда. Следите, чтобы работник носил спецодежду и применял каски, очки, респираторы и другие СИЗ в необходимых ситуациях. Если сотрудник игнорирует требования, его можно отстранить от работы до устранения нарушения.

Контролируйте состояние выданных СИЗ. Если средство износилось, порвалось или утратило защитные свойства — замените его, даже если нормативный срок носки еще не закончился. Работодатель обязан это сделать, если порча произошла не по вине работника.

Рекомендация эксперта. По окончании срока носки или при увольнении сотрудник сдает СИЗ. Факт возврата, дата и состояние изделия фиксируются в личной карточке учета. Если вы выдаете СИЗ взамен изношенного — оформите новую запись в карточке. Так вы отследите весь цикл жизни средства защиты: от выдачи до возврата или списания.

Закрепите порядок выдачи СИЗ документально и проводите регулярный анализ. Разработайте локальное положение о порядке обеспечения работников СИЗ. Пропишите в нем все процедуры — от выявления потребности до утилизации использованных средств. Этот документ станет понятной инструкцией для ответственных лиц и поможет избежать разночтений.

Рубрика «Вопрос-ответ». СИЗы в школах

Вопрос. Нужно ли выдавать СИЗы административному персоналу в образовательных организациях?

Ответ. Да, если в работе есть вредные или опасные факторы, СИЗ в образовательных организациях выдавать обязательно. Требования по обеспечению средствами индивидуальной защиты распространяются на школы, детские сады, колледжи, вузы и любые другие учреждения образования. Закон не делает исключений: если сотрудник работает с рисками для здоровья, работодатель обязан выдать ему СИЗ за счет организации (ст. 221 ТК РФ).

В образовательных учреждениях СИЗ получают, например:

• повара, кухонные рабочие, мойщики посуды — по ЕТН;
• уборщики, дворники, рабочие по обслуживанию зданий;
• учителя труда, химии, преподаватели вузов и ссузов — по результатам спецоценки и оценки профрисков;
• административный персонал — дежурные СИЗ при посещении пищеблоков, котельных, мастерских.

Если сотрудник не сталкивается с вредными факторами, например, учитель начальных классов, работающий только в кабинете, СИЗ не требуется. Но при появлении специальных условий — эпидемиологическая угроза, работа с химией, риски на территории — выдать СИЗ необходимо.

Как организовать выдачу дежурных СИЗ

Помимо индивидуальных средств защиты, которые закрепляются за каждым работником, правила предусматривают возможность использования дежурных СИЗ. Дежурные СИЗ — это средства защиты общего пользования, которые не выдаются конкретному сотруднику навсегда, а закрепляются за определенным рабочим местом или участком и используются разными работниками по мере необходимости. Проще говоря, дежурные СИЗ — это общий комплект для тех, кто временно выполняет работу, требующую защиты, или посещает опасную зону.

После использования дежурное средство защиты возвращается на место хранения, чтобы им мог воспользоваться следующий сотрудник. Перечень видов СИЗ, которые допускается делать дежурными, определен правилами: например, сигнальные жилеты, каски, диэлектрические перчатки и боты, страховочные системы, спасательное снаряжение, защитные очки и щитки, фильтрующие противогазы, накомарники, специальная одежда (куртки, плащи, утепленные тулупы), противошумные наушники и др. — все это может применяться как дежурное (п. 33 Правил № 766н). При этом дежурные СИЗ должны удовлетворять требованиям гигиены (например, предусмотрена возможность использования одноразовых вкладышей или сменных элементов) и своевременно обслуживаться.

➡ Кому выдавать дежурные СИЗ

Обычно они предназначены для сотрудников, которые не постоянно работают во вредных условиях, а лишь эпизодически их посещают или выполняют отдельные операции. Например, руководители, специалисты, инженеры, бригадиры и мастера, которые периодически заходят в производственные зоны, должны быть обеспечены необходимыми СИЗ именно в порядке дежурных — на время таких посещений. Также дежурные комплекты могут выдаваться студентам или стажерам на время практики, контролерам и инспекторам при обходах, работникам, временно переведенным на другую работу и т.д. Важно, что дежурные средства защиты не персонализированы, но за их состояние и наличие отвечает конкретное лицо.

➡ Как назначить ответственного за учет и выдачу дежурных СИЗ

Чтобы организовать учет и содержание дежурных средств, работодателю следует назначить ответственных в каждом подразделении, где такие СИЗ применяются. Как правило, ответственность возлагается на руководителя структурного подразделения, в котором выполняются соответствующие работы. Этот сотрудник следит, чтобы на участке всегда был достаточный комплект дежурных СИЗ, чтобы они были исправны и чисты, а при износе — своевременно подавал заявки на пополнение или замену. Например, начальник цеха может быть ответственным за набор касок и жилетов для посетителей цеха: он должен контролировать, чтобы после использования каски возвращались, не были повреждены, при необходимости очищались или менялись.

➡ Как оформить выдачу дежурных СИЗ

В отличие от индивидуальных СИЗ, которые фиксируют в личной карточке каждого сотрудника, дежурные средства защиты учитываются централизованно — через карточку учета дежурных СИЗ. Это общий документ на конкретное рабочее место или комплект средств защиты. Рекомендуемый образец карточки приведен в приложении № 3 к Правилам № 766н.

На лицевой стороне карточки указывают идентификатор рабочего места (например, номер цеха или участка), список всех закрепленных СИЗ, нормы выдачи, количество, единицы измерения, срок эксплуатации и ответственного за хранение. На обороте фиксируют поступление и выбытие дежурных СИЗ — например, когда на участок поступили новые каски или списали изношенные. Каждую запись заверяет подписью ответственное лицо.

Сведения о дежурных СИЗ можно дополнительно закрепить в локальных актах. Хорошая практика — утвердить перечень дежурных СИЗ по подразделениям отдельным приказом. В нем стоит указать, какие средства закреплены за какими рабочими местами, кто отвечает за хранение и где хранятся карточки учета — у ответственного или в службе охраны труда. Срок хранения таких карточек составляет минимум 5 лет после закрытия, но лучше ориентироваться на срок исковой давности.

Какие документы по выдаче СИЗ должны быть в организации

Грамотная организация выдачи СИЗ требует документального сопровождения. Некоторые документы обязательны по закону, другие — рекомендуемые, но полезные для порядка. Ниже перечислили основные из них.

✔ Приказ о назначении ответственного за СИЗ. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за выбор, учет, хранение и выдачу СИЗ. Это оформляется приказом с указанием ФИО, должности и обязанностей. Можно сослаться на положение о СИЗ или должностную инструкцию. Назначьте также заменяющего на случай отсутствия основного ответственного. Этот документ обязателен — он помогает выполнить требования п. 9 Правил и на практике закрепляет зону ответственности. В небольших компаниях функции по СИЗ может взять на себя, например, сам руководитель или специалист по охране труда, но это также нужно зафиксировать в приказе.

✔ Личная карточка учета выдачи СИЗ. На каждого сотрудника, которому полагаются СИЗ, заводите личную карточку (форма — приложение № 2 к Правилам № 766н). Это основной документ, подтверждающий факт выдачи. На лицевой стороне указываются данные работника — ФИО, должность, рост, размеры одежды, обуви, каски — и перечень СИЗ, положенных по нормам. На оборотной стороне фиксируются фактические выдачи и возвраты: наименование, модель СИЗ, дата, количество, подписи.

Карточка может быть бумажной или электронной. Если ведете электронно, важно, чтобы в ней отражались все обязательные реквизиты: личные данные, факты выдачи и возврата, подпись или другой идентификатор получения (п. 27 Правил № 766н). Ответственным за ведение карточек назначается отдельное лицо. Срок хранения — не менее 40 лет, согласно Перечню типовых управленческих архивных документов.

✔ Карточка учета дежурных СИЗ. Если в компании используются дежурные (неперсональные) средства защиты, на каждое рабочее место или подразделение оформляется отдельная карточка учета (рекомендуемая форма — приложение № 3 к Правилам № 766н). В карточке указывают, за каким участком закреплены СИЗ, какие именно средства включены, в каком количестве и на какой срок эксплуатации. Скачайте образец карточки учета выдачи дежурных СИЗ 

Фиксируйте даты ввода в эксплуатацию и выбытия (списания) СИЗ, а также причину — например, акт списания по износу. Каждую запись заверяет подписью ответственный сотрудник. Ведение этой карточки обязательно, если в организации применяются дежурные СИЗ (п. 34 Правил № 766н). Если таких средств нет — карточку оформлять не требуется.

✔ Приказ об утверждении норм выдачи СИЗ. После разработки норм бесплатной выдачи СИЗ утвердите их приказом. В документе укажите дату начала действия норм и приложите таблицу с перечнем средств, периодичностью и количественными показателями. Если нормы обновляются, в приказе отметьте, какие документы утрачивают силу и предусмотрен ли переходный период.

С момента утверждения нормы обязательны для исполнения: ответственные сотрудники выдают СИЗ строго по установленным правилам, работники обязаны использовать выданные средства по назначению. Храните приказ и таблицу норм в службе охраны труда, ознакомьте с ними всех руководителей подразделений.

✔ Документы бухгалтерского учета выдачи СИЗ. Помимо личных карточек, каждую выдачу СИЗ оформляйте как передачу материальных ценностей со склада. Для этого используйте требование-накладную, ведомость или другой документ, фиксирующий факт передачи. Закон не устанавливает жесткую форму, но п. 26 Правил № 766н требует наличие документа с подписью работника, подтверждающего получение СИЗ.

Таким документом может быть накладная на отпуск материалов, подписанная сотрудником, или электронная отметка в складской системе. Это удобно: один документ сразу учитывает выдачу и в бухучете, и в кадровом порядке. В личной карточке достаточно сослаться на номер и дату накладной — подпись повторно не требуется.

✔ Положение о порядке обеспечения работников СИЗ. Хотя напрямую законом оно не требуется, наличие такого документа — признак хорошей организации. В положении опишите, как именно в вашей компании обеспечивают работников СИЗ: от определения потребности и закупки до хранения, индивидуальной и дежурной выдачи, обслуживания, замены и утилизации.

Распределите обязанности между всеми участниками: работодателем, специалистом по охране труда, начальниками подразделений, ответственным за СИЗ и самими сотрудниками. Привяжите порядок к действующим нормам — ст. 221 ТК РФ, Правилам № 766н, ЕТН и другим. Утвердите положение приказом и ознакомьте с ним всех заинтересованных. Такой документ особенно полезен новым сотрудникам, а при проверках ГИТ демонстрирует системный подход к охране труда.

Положение особенно стоит внедрить в тех учреждениях, где теме СИЗ раньше не уделяли внимания — например, в образовательных организациях. Это поможет структурировать процесс с нуля.

✔ Акты списания СИЗ. Когда СИЗ изнашиваются, повреждаются или заканчивается срок их носки, оформляйте акт списания. В документе комиссия указывает, какие средства выводятся из эксплуатации, по какой причине и что с ними делать: утилизировать, уничтожить или иное. Акт подтверждает, что работодатель своевременно контролирует оборот СИЗ.

Номер и дата акта заносятся в личную карточку при отметке о возврате — это позволяет отследить всю цепочку: СИЗ выдан, возвращен, списан. Документ подписывает комиссия (например, представители администрации, склада, службы охраны труда) и работник, сдающий средства. Храните акты в архиве — они обосновывают новые закупки и подтверждают корректный учет.

✔ Прочие документы и формы. В зависимости от специфики компании могут понадобиться дополнительные формы. Например:

• расписка работника о возврате дорогостоящего СИЗ при увольнении;
• заявление на получение второго комплекта спецодежды (например, для сменной носки);
• журнал регистрации личных карточек учета СИЗ (кто, когда, по какой должности);
• перечень рабочих мест, обеспечиваемых СИЗ — удобно для анализа охвата;
• документы о проведенном обучении и проверке знаний (обязательно для СИЗОД, работ на высоте и др.).

Такие документы не обязательны по закону, но помогут упростить контроль, доказать соблюдение норм при проверке и минимизировать споры.

What’s your Reaction?

1

0

0

0

0

0

0