Журналы по охране труда в организации: формы и правила заполнения

В статье вы узнаете, какие журналы по охране труда обязательны для каждой организации, какие документы оформляют с учетом вида работ и как распределить ответственность за их ведение. Разберем, кто утверждает формы журналов, можно ли разработать собственные бланки и за какие нарушения работодателю грозит штраф.

Рахимзянова Гузель

КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

Подборка образцов журналов по охране труда:

• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве образец
• Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ повышенной опасности
• Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда, производственной санитарии
• Журнал регистрации инструктажей по охране труда на рабочем месте

Какие обязательные журналы по охране труда должны быть в организации

Журналы по охране труда подтверждают, что работодатель провел инструктаж, зарегистрировал несчастный случай, выдал наряд-допуск или организовал внутренний контроль. Во время проверки инспектор сопоставляет записи в журналах с приказами, программами обучения, инструкциями, актами расследования и другими документами. Поэтому формально заведенный, но неправильно заполненный журнал не защищает работодателя: каждая запись должна отражать фактически проведенное мероприятие.

Еще один обязательный документ — журнал регистрации несчастных случаев на производстве. В него вносят каждый случай, который комиссия или государственный инспектор труда квалифицировали как связанный с производством и оформили соответствующим актом. Журнал ведут по установленной форме, а не по произвольному бланку (ч. 1 ст. 230.1 ТК РФ).

За отсутствие обязательных журналов и ненадлежащую организацию учета работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение государственных нормативных требований охраны труда. По общему составу должностному лицу и индивидуальному предпринимателю грозит предупреждение или штраф от 2000 до 5000 руб., организации — от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ). При этом нарушение, связанное с фактическим допуском необученного работника, могут квалифицировать по специальной части статьи с более высоким штрафом.

Журнал регистрации вводного инструктажа

Вводный инструктаж проводят до допуска сотрудника к выполнению трудовых обязанностей. Его проходят вновь принятые работники, командированные сотрудники, работники сторонних организаций, практиканты и другие лица, которые участвуют в производственной деятельности работодателя. Проводит инструктаж специалист по охране труда или другой работник, которого назначил работодатель приказом (п. 10 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Запись в журнал регистрации вводного инструктажа вносят после инструктажа и проверки усвоенных знаний. В ней указывают:

• дату проведения;
• сведения об инструктируемом;
• профессию или должность;
• подразделение;
• данные работника, который провел инструктаж. 

Обязательный состав сведений работодатель определяет с учетом требований Порядка обучения № 2464, а за основу формы может взять образец из ГОСТ 12.0.004-2015. 

Рекомендация по заполнению даты проведения. В графе с датой указывают фактический день проведения инструктажа. Не следует заранее заполнять журнал на будущие даты или оформлять записи задним числом после того, как работник уже приступил к обязанностям. При проверке инспектор может сопоставить дату инструктажа с трудовым договором, приказом о приеме, табелем учета рабочего времени и документами о допуске на территорию.

Рекомендация по заполнению ФИО. Фамилию, имя и отчество инструктируемого записывают полностью, если они указаны в документах работника. Должность приводят в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием, а подразделение — согласно принятой в организации структуре. Сокращения, по которым нельзя однозначно определить должность или отдел, лучше не использовать.

Например, в организацию приняли электрогазосварщика 15 июня, однако специалист по охране труда отсутствовал. Работодатель вправе поручить вводный инструктаж другому обученному работнику, если предварительно закрепит за ним такую обязанность приказом. Откладывать инструктаж и допускать нового сотрудника к работе до возвращения специалиста по охране труда нельзя.

Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

В журнале на рабочем месте регистрируют первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи. Проводит их непосредственный руководитель работника, например начальник участка, мастер, прораб или руководитель подразделения. Этот сотрудник должен пройти обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в установленном порядке.

В журнале указывают дату инструктажа, сведения о работнике, его профессию или должность и вид инструктажа. Если проводили внеплановый или целевой инструктаж, дополнительно записывают причину и реквизиты документа-основания: наименование, дату и номер. Также в журнал вносят локальные акты и инструкции, по которым инструктировали работника (п. 87 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Журнал регистрации инструктажей по охране труда на рабочем месте: образец

Скачать образец

Первичный инструктаж. При первичном и повторном инструктажах в графе «Причина проведения» обычно ставят прочерк, если иное не предусмотрено утвержденной работодателем формой. В графе с локальными актами необходимо привести обозначения и названия действующих инструкций, а не писать общее выражение «по охране труда». Такая запись поможет подтвердить, какие требования довели до сотрудника.

Внеплановый инструктаж. При внеплановом инструктаже причиной может быть изменение нормативных требований, ввод нового оборудования, нарушение работником требований безопасности или перерыв в работе установленной продолжительности. В журнале указывают реквизиты приказа, предписания, технологического документа или другого основания.

Целевой инструктаж. Его проводят и регистрируют перед разовой работой, ликвидацией последствий аварии, выполнением работ по наряду-допуску и в других установленных случаях. Когда порядок оформления целевого инструктажа определяют специальные правила, сведения могут фиксировать непосредственно в наряде-допуске. Работодателю следует закрепить выбранный порядок в локальном акте и применять его единообразно.

После инструктажа и проверки знаний работник и непосредственный руководитель ставят подписи. Нельзя просить сотрудников расписаться заранее или собирать подписи в конце месяца сразу за несколько мероприятий. Подпись подтверждает конкретное действие, проведенное в указанную дату, поэтому исправлять отсутствие регистрации задним числом рискованно.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Работодатель регистрирует каждый оформленный несчастный случай, который подлежит учету как производственный. Запись делают после завершения расследования и утверждения акта, используя сведения из материалов комиссии. Форму журнала устанавливает форма № 11 из приложения № 2 к приказу Минтруда России от 20.04.2022 № 223н.

В первой графе указывают порядковый номер записи, далее — дату и время происшествия. Затем приводят сведения о пострадавшем: фамилию, имя, отчество, год рождения, общий стаж и профессию или должность. Информация должна соответствовать акту расследования, поэтому брать ее по памяти или из неактуального штатного расписания нельзя.

В графе об акте указывают его номер и дату утверждения. Далее отражают последствия несчастного случая: количество дней временной нетрудоспособности, установленную инвалидность, степень утраты профессиональной трудоспособности либо смертельный исход. В последней графе записывают меры, которые работодатель принял для устранения причин происшествия и предупреждения подобных случаев.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве: образец

Скачать образец

Записи в журнале могут располагаться не по дате происшествия, а по дате завершения расследования и утверждения актов. Например, расследование легкого несчастного случая, который произошел позже, может закончиться раньше расследования тяжелого случая. Нарушения в этом нет, если сведения внесены последовательно после оформления соответствующих документов.

Журнал учета выдачи нарядов-допусков

Журнал обязателен, если специальные правила по охране труда требуют регистрировать наряды-допуски на работы повышенной опасности. Универсальной формы для всех видов работ нет, поскольку содержание документа зависит от конкретного процесса. Работодатель должен проверить правила по охране труда, которые распространяются на работы на высоте, в электроустановках, ограниченных пространствах и другие опасные операции.

Например, для работ на высоте используют форму журнала из приложения № 5 к Правилам по охране труда при работе на высоте. В документе указывают номер и дату выдачи наряда-допуска, место и содержание работы, срок действия документа, а также сведения о работниках, которые выдали и получили наряд. Основание — приложение № 5 к Правилам по охране труда при работе на высоте, утвержденным приказом Минтруда России от 16.11.2020 № 782н.

После завершения работ закрытый наряд возвращают уполномоченному сотруднику. В журнале фиксируют дату возврата и подпись работника, который принял документ. Такой порядок помогает контролировать действующие наряды и не допускать работы по документу, срок которого истек.

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ повышенной опасности

Скачать образец

Журнал трехступенчатого контроля в строительной организации

Для большинства работодателей журнал трехступенчатого контроля относится к дополнительным документам. Однако на строительных объектах производственный контроль за соблюдением требований охраны труда должен быть организован с учетом специальных правил. Требование распространяется на общестроительные и специальные строительные работы, новое строительство, реконструкцию, техническое перевооружение и ремонт объектов (п. 21 Правил по охране труда при строительстве, реконструкции и ремонте, утв. приказом Минтруда России от 11.12.2020 № 883н).

Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда, производственной санитарии

Скачать образец

В журнале отражают дату и уровень контроля, выявленные нарушения, место их обнаружения и необходимые меры. Также указывают ответственного за устранение недостатков, срок выполнения и работника, который проверит результат. После выполнения мероприятий ответственное лицо и проверяющий подтверждают результат подписями.

Какие необязательные журналы по охране труда могут быть в компании

Дополнительные журналы помогают систематизировать документы и подтвердить отдельные процедуры, хотя общая норма закона прямо не требует их вести. Работодатель выбирает такие формы с учетом численности организации, структуры подразделений, производственных рисков и объема документооборота. 

К распространенным дополнительным документам относят журналы учета инструкций, выдачи инструкций, контроля состояния охраны труда, выдачи средств индивидуальной защиты и регистрации микроповреждений. Для некоторых работодателей удобны журналы осмотра оборудования, проверки лестниц, учета предсменного контроля или выдачи ключей от электроустановок. Обязательность каждого такого документа необходимо проверять по отраслевым правилам, технической документации и локальным актам организации.

Журнал учета инструкций по охране труда

Законодательство не устанавливает общей обязанности вести отдельный журнал учета инструкций. Его используют, чтобы контролировать даты утверждения, сроки пересмотра и действующие редакции документов. Особенно полезен такой учет в организации с большим количеством профессий, видов работ и обособленных подразделений. В журнале указывают:

• порядковый номер;
• дату постановки инструкции на учет;
• полное наименование и обозначение документа. 

Дополнительно фиксируют дату утверждения, плановый срок пересмотра и сведения о работнике, который внес запись. Форму работодатель разрабатывает самостоятельно, поскольку прежние методические рекомендации, содержавшие рекомендуемый образец, не создают самостоятельной обязательной процедуры.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Этот журнал подтверждает, что подразделение или конкретный работник получил необходимые инструкции. В нем отражают дату выдачи, обозначение и название документа, количество экземпляров, данные получателя и его подпись. Вести такой учет удобно руководителям подразделений, которые проводят инструктажи на рабочем месте.

Отсутствие отдельного журнала не означает, что инструкции можно не доводить до работников. Работодатель должен организовать ознакомление и обучение таким образом, чтобы сотрудники знали безопасные методы работы. Журнал является одним из доказательств этой работы, но не единственным.

Журнал трехступенчатого контроля

Если специальные отраслевые правила не устанавливают обязанность вести такой документ, работодатель может применять его добровольно. Трехступенчатая система позволяет распределить проверки между работниками, руководителями подразделений и руководством организации. Журнал при этом становится рабочим инструментом, а не формальной тетрадью для визита инспектора.

На первой ступени обычно проверяют состояние рабочих мест перед началом работы. На второй руководители подразделений оценивают соблюдение требований на участке, а на третьей комиссия или представители работодателя анализируют системные проблемы. Конкретную периодичность, участников и перечни проверяемых вопросов необходимо закрепить в положении о контроле.

Журнал учета выдачи спецодежды и СИЗ

Общего требования вести именно журнал выдачи средств индивидуальной защиты нет. Выдачу подтверждают личной карточкой учета, электронной записью или другим документом, который содержит необходимые сведения и позволяет подтвердить получение СИЗ работником. Дополнительный сводный журнал можно использовать для оперативного учета на складе или в подразделении. В нем указывают:

• наименование СИЗ;
• дату выдачи;
• срок эксплуатации;
• сведения о получателе и работнике, который передал имущество. 

При необходимости фиксируют количество, размер, рост, обозначение нормы выдачи и данные документа о соответствии. Получатель и выдающий сотрудник ставят подписи, если организация ведет бумажный учет.

Другие журналы внутреннего контроля

Организация может вести журналы осмотра помещений, оборудования, приспособлений и защитных устройств. Такие формы вводят, когда необходимо регулярно подтверждать исправность объекта или выполнение профилактических мероприятий. Перед утверждением документа специалист проверяет, не установлены ли обязательная форма и периодичность отраслевыми правилами либо эксплуатационной документацией изготовителя.

Кто утверждает формы журналов по охране труда

Форма зависит от основания, по которому ведут журнал. Если бланк прямо утвержден нормативным правовым актом, работодатель применяет установленную форму и не исключает из нее обязательные графы. Так оформляют, например, журнал регистрации несчастных случаев на производстве по форме № 11, утвержденной приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н.

Если нормативный акт определяет только обязательный состав сведений, форму разрабатывает работодатель. Именно такой подход действует при регистрации вводного инструктажа и инструктажей на рабочем месте: организация может использовать журнал, отдельные листы или иной документ, но должна включить все установленные сведения. Форму и порядок регистрации утверждает работодатель (пп. 86–88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464).

Рекомендуемую форму разрешено адаптировать под потребности организации, если нормативный акт не требует применять ее без изменений. Например, можно добавить графу с номером подразделения, основанием для освобождения от первичного инструктажа или отметкой о стажировке. Удалять обязательные сведения нельзя, поскольку сокращенный бланк не обеспечит надлежащую регистрацию процедуры.

Работодатель также определяет количество журналов. Для вводного инструктажа обычно достаточно одного документа на организацию, а журналы инструктажей на рабочем месте удобно распределить по подразделениям. Решение следует закрепить локально, чтобы специалист по охране труда и руководители одинаково понимали, где регистрировать конкретное мероприятие.

Нужно ли прошивать и нумеровать журналы по охране труда

Порядок обучения № 2464 не обязывает работодателя прошивать журналы инструктажей. Организация вправе предусмотреть нумерацию страниц, прошивку и заверительную надпись в собственном локальном акте, чтобы защитить документ от замены листов. Если такой порядок утвержден, его необходимо соблюдать во всех подразделениях.

Наклейку «Прошито и пронумеровано» подписывает работник, которого определил работодатель. На практике это специалист по охране труда, руководитель подразделения, делопроизводитель или сотрудник, ответственный за хранение документа. Полномочие лучше закрепить приказом, а не передавать журнал для подписи любому свободному руководителю.

Печать ставят только в том случае, если организация использует ее и предусмотрела заверение локальным порядком. Само отсутствие печати не делает журнал недействительным, когда нормативный акт ее не требует. Значение имеют содержание записей, даты, подписи и возможность подтвердить фактическое проведение мероприятий.

Кто ведет журналы по охране труда в компании

Ответственность за организацию охраны труда несет работодатель, однако он распределяет конкретные обязанности между руководителями и специалистами. Для каждого журнала нужно определить сотрудника, который вносит записи, контролирует заполнение и обеспечивает хранение. Полномочия закрепляют в приказах, должностных инструкциях и локальных положениях.

Журнал вводного инструктажа. Обычно его ведет специалист по охране труда. Если работодатель поручил проведение вводного инструктажа другому обученному сотруднику, этот работник вносит запись и ставит подпись. При временном замещении важно заранее оформить полномочия заместителя.

Журналы инструктажей на рабочем месте. Его ведут непосредственные руководители работников. Это могут быть начальники цехов, мастера, прорабы, руководители отделов и другие сотрудники, которые проводят первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж. Специалист по охране труда не должен подписывать журнал вместо руководителя, если фактически не проводил мероприятие.

Журнал регистрации несчастных случаев. За него отвечает работник, которого назначил работодатель. Обычно эту функцию выполняет специалист по охране труда, поскольку у него находятся акты и материалы расследований. Однако обязанность можно возложить на другого сотрудника при условии, что он своевременно получает утвержденные документы и правильно переносит сведения.

Журналы учета и выдачи инструкций. Их распределяют по характеру работы. Учет действующих документов обычно ведет специалист по охране труда, а выдачу экземпляров подразделениям фиксируют их руководители или делопроизводитель. Такой порядок позволяет разделить методический контроль и фактическое движение документов.

Журнал выдачи нарядов-допусков. Его ведет работник, которого уполномочили оформлять или регистрировать наряды. Его должность зависит от вида опасных работ и требований применимых правил. Назначить ответственным только специалиста по охране труда нельзя, если отраслевые нормы относят выдачу наряда к полномочиям технического руководителя или другого должностного лица.

Журнал учета СИЗ. Он обычно находится у работника хозяйственной службы или руководителя подразделения. Специалист по охране труда контролирует нормы, сроки и правильность учета, но не обязан лично выдавать каждую пару перчаток. Конкретное распределение функций должно соответствовать реальной организации работы, иначе приказ останется формальным.

What’s your Reaction?

0

0

0

0

0

0

0