Кадровый аудит

В каких компаниях проводят кадровый аудит

Проведение кадрового аудита — обязанность работодателя или специалистов службы персонала. На законодательном уровне процедура никак не регламентирована, но по факту инспекторы ГИТ могут проверять документы во всех организациях без исключения, а также у индивидуальных предпринимателей с наемными работниками.

Задачи кадрового аудита:

• упорядочить весь документооборот;
• оптимизировать работу кадровой службы;
• найти ошибки в документах, тем самым сократить риски при проверках;
• быстро выявить и устранить слабые места в работе с персоналом.

У ГИТ другая цель кадрового аудита. Инспекторы хотят выявить недочеты в документации, найти конкретные нарушения законов, как итог — оштрафовать работодателя. К сожалению, не всегда предварительная подготовка к аудиту, выполненная самостоятельно, помогает обнаружить и исправить ошибки, поэтому гораздо выгоднее привлекать к ней сторонних экспертов.

Как проводят аудит кадровых документов

Перед проведением кадрового аудита своими силами издают приказ, в котором описан спектр задач, перечень проверяемых документов, список ответственных лиц, а также сроки выполнения процедуры. Если вы привлекаете сторонних экспертов, приказ не нужен — его заменяет договор с организацией.

При полном кадровом аудите проверяют наличие документов, которые предусмотрены законом, проводят их экспертную оценку, ищут ошибки. Кроме того, решают, как их устранить. Тщательной проверке подлежат трудовые договоры, особенно с несовершеннолетними лицами и иностранцами, соглашения, трудовые книжки, приказы о привлечении к сверхурочной работе, документы по соблюдению прав беременных женщин и инвалидов.

Внимание инспекторов привлекают и журналы инструктажей по охране труда и учету движения путевых листов, инструкции по ОТ, договоры о полной материальной ответственности, оплате сверхурочного труда, налогах и сборах, нормативные акты по работе с персданными. Именно эти документы нужно проверять особенно тщательно. Однако не следует пренебрегать анализом коллективного договора, Устава организации, Положений об оплате труда, по командировкам, отпускам и аттестации.

Частота проведения кадрового аудита

Не проводите кадровый аудит слишком часто — вы зря потратите свое время. Организуйте углубленную оценку документов в следующих случаях:

• при изменениях законов;
• после набора персонала или массового сокращения работников;
• если произошло увольнение, в ходе которого возник конфликт;
• при смене собственника, генерального директора или лиц, ответственных за делопроизводство;
• после структурных преобразований;
• перед плановыми проверками ГИТ.

Если компанию периодически проверяют контролирующие органы из-за жалоб работников, проводите аудит раз в полгода. Так вы сможете обнаружить нарушения до того, как о них узнают инспекторы. Если кадровики постоянно нарушают правила оформления документов или законы, руководитель должен решить, как поступить — отправить их на обучение или найти замену.

Что делать с результатами аудита кадровой документации

После того, как проведен кадровый аудит, отчет формируют, но никуда не передают. Его используют только внутри организации. Все нарушения, которые в нем перечислены, нужно устранить в сжатые сроки. Для этого составляют план исправлений или подготавливают отдельный приказ.

За любые нарушения работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года, о чем сказано в ст. 4.5 КоАП РФ. Если пройдет больше времени, то любые санкции со стороны ГИТ легко оспорить. Кроме того, максимальный штраф грозит только тем работодателям, которые систематически нарушают все правила.

В каких случаях лучше заказывать кадровый аудит персонала и документов

В компаниях с большим документооборотом гораздо выгоднее привлекать сторонних экспертов. Во-первых, они лучше разбираются в правилах анализа документов и изменениях законов. Во-вторых, вам не придется отвлекать штатных специалистов и поручать им задачи, на выполнение которых уйдет много времени.

Компания ITECO оказывает все виды услуг по проведению аудита кадровых документов. Специалисты внимательно изучат их содержание, найдут ошибки, составят перечень недочетов и передадут его вам. Кроме того, эксперты в сжатые сроки приведут документацию в порядок.

Если вы хотите заказать кадровый аудит, стоимость будет рассчитана только после определения круга задач и глубины анализа. Чем больше документов придется проверять, тем выше цена. Чтобы провести предварительные расчеты, оставьте заявку на сайте ITECO. С вами свяжется консультант компании, который ответит на все ваши вопросы.