Меню

Кадровый аудит

Проведем аудит кадровой документации на соответствие требованиям ГИТ
  • Проведем экспертизу документации и аудит программного обеспечения
  • Поможем выстроить кадровый документооборот в соответствии с требованиями трудового законодательства
  • Выявим недостающие ЛНА
Получить расчет стоимости и консультацию

Кадровый аудит в организации— это комплексная проверка как документов, так и персонала. ГИТ не сильно придирается к работникам, но тщательно изучает все бумаги. Если инспекторы обнаруживают недочеты, работодателя привлекают к ответственности. Избежать проблем поможет внутренний аудит и подготовка к внешнему.

В числе основной документации требующей проверки:

  • штатное расписание;
  • трудовые договоры и приказы о приеме на работу или об увольнении;
  • книги учета трудовых книжек;
  • правила внутреннего распорядка труда;
  • документы, связанные с защитой персональных данных сотрудников;
  • графики отпусков;
  • положения и инструкции, регламентирующие отдельные вопросы труда;
  • журналы прохождения инструктажей по охране труда и медицинских осмотров.
Эсауленко Мария Кирилловна

Эксперт по вопросам охраны труда, производственной безопасности, оценки профессиональных рисков. Сертифицированный эксперт по СОУТ

Получить консультацию эксперта
Разрешительная документация учебного центра

В каких компаниях проводят кадровый аудит

Проведение кадрового аудита — обязанность работодателя или специалистов службы персонала. На законодательном уровне процедура никак не регламентирована, но по факту инспекторы ГИТ могут проверять документы во всех организациях без исключения, а также у индивидуальных предпринимателей с наемными работниками.

 

Задачи кадрового аудита:

  • упорядочить весь документооборот;
  • оптимизировать работу кадровой службы;
  • найти ошибки в документах, тем самым сократить риски при проверках;
  • быстро выявить и устранить слабые места в работе с персоналом.

 

У ГИТ другая цель кадрового аудита. Инспекторы хотят выявить недочеты в документации, найти конкретные нарушения законов, как итог — оштрафовать работодателя. К сожалению, не всегда предварительная подготовка к аудиту, выполненная самостоятельно, помогает обнаружить и исправить ошибки, поэтому гораздо выгоднее привлекать к ней сторонних экспертов.

 

Как проводят аудит кадровых документов

Перед проведением кадрового аудита своими силами издают приказ, в котором описан спектр задач, перечень проверяемых документов, список ответственных лиц, а также сроки выполнения процедуры. Если вы привлекаете сторонних экспертов, приказ не нужен — его заменяет договор с организацией.

 

При полном кадровом аудите проверяют наличие документов, которые предусмотрены законом, проводят их экспертную оценку, ищут ошибки. Кроме того, решают, как их устранить. Тщательной проверке подлежат трудовые договоры, особенно с несовершеннолетними лицами и иностранцами, соглашения, трудовые книжки, приказы о привлечении к сверхурочной работе, документы по соблюдению прав беременных женщин и инвалидов.

 

Внимание инспекторов привлекают и журналы инструктажей по охране труда и учету движения путевых листов, инструкции по ОТ, договоры о полной материальной ответственности, оплате сверхурочного труда, налогах и сборах, нормативные акты по работе с персданными. Именно эти документы нужно проверять особенно тщательно. Однако не следует пренебрегать анализом коллективного договора, Устава организации, Положений об оплате труда, по командировкам, отпускам и аттестации.

 

Частота проведения кадрового аудита

Не проводите кадровый аудит слишком часто — вы зря потратите свое время. Организуйте углубленную оценку документов в следующих случаях:

  • при изменениях законов;
  • после набора персонала или массового сокращения работников;
  • если произошло увольнение, в ходе которого возник конфликт;
  • при смене собственника, генерального директора или лиц, ответственных за делопроизводство;
  • после структурных преобразований;
  • перед плановыми проверками ГИТ.

 

Если компанию периодически проверяют контролирующие органы из-за жалоб работников, проводите аудит раз в полгода. Так вы сможете обнаружить нарушения до того, как о них узнают инспекторы. Если кадровики постоянно нарушают правила оформления документов или законы, руководитель должен решить, как поступить — отправить их на обучение или найти замену.

 

Что делать с результатами аудита кадровой документации

После того, как проведен кадровый аудит, отчет формируют, но никуда не передают. Его используют только внутри организации. Все нарушения, которые в нем перечислены, нужно устранить в сжатые сроки. Для этого составляют план исправлений или подготавливают отдельный приказ.

 

За любые нарушения работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года, о чем сказано в ст. 4.5 КоАП РФ. Если пройдет больше времени, то любые санкции со стороны ГИТ легко оспорить. Кроме того, максимальный штраф грозит только тем работодателям, которые систематически нарушают все правила.

 

В каких случаях лучше заказывать кадровый аудит персонала и документов

В компаниях с большим документооборотом гораздо выгоднее привлекать сторонних экспертов. Во-первых, они лучше разбираются в правилах анализа документов и изменениях законов. Во-вторых, вам не придется отвлекать штатных специалистов и поручать им задачи, на выполнение которых уйдет много времени.

 

Компания ITECO оказывает все виды услуг по проведению аудита кадровых документов. Специалисты внимательно изучат их содержание, найдут ошибки, составят перечень недочетов и передадут его вам. Кроме того, эксперты в сжатые сроки приведут документацию в порядок.

 

Если вы хотите заказать кадровый аудит, стоимость будет рассчитана только после определения круга задач и глубины анализа. Чем больше документов придется проверять, тем выше цена. Чтобы провести предварительные расчеты, оставьте заявку на сайте ITECO. С вами свяжется консультант компании, который ответит на все ваши вопросы.