Лицензия министерства образования Московской области серия 50Л01, №0008321, регистрационный №76441 от 04 октября 2016г. Сведения об образовательной организации Проверить лицензию

Наши филиалы
бесплатный звонок по РФ

Какие документы по охране труда должны быть на предприятии в 2021 году

Автор статьи
Кугутин Алексей Владимирович
Директор УЦ «АйТэКо», эксперт по вопросам применения нормативных требований охраны труда и промышленной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификаций и подготовки персонала, опыт 12 лет

В статье актуальный перечень документов, который должен быть в каждой организации, с учетом нормативных правовых актов по охране труда, вступивших в силу в 2021 году. Мы рассказали, как обеспечить хранение документов по ОТ, чтобы вашу организацию не оштрафовали на 130 тысяч рублей.

 

Содержание:

  • Обязательные документы по охране труда
  • Перечень основных документов по охране труда на предприятии
  • Документы по охране труда: сроки хранения журналов, инструкций и других документов по охране труда
  • Утеря документов по охране труда

 

Какие обязательные документы по охране труда должны быть на предприятии

Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения.  При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.

Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.

Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.

 


Пример из практики:

Анна Ивановна работала специалистом по охране труда в музее революции уже двадцать лет. Во время проверки организации проверяющий выявил, что нет документов, указанных в проверочных листах. Зато в организации были разработаны документы, указанные в методических рекомендациях. За отсутствие таких важных документов, как Положения о СУОТ и Политики в области ОТ, организацию оштрафовали по части 1 статьи 5.27.1 КоАП на 80 000 рублей. Директор музея был оштрафован на 5000 рублей, а Анну Ивановну попросили уйти на заслуженный отдых.


 

Можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у работодателя не будет доказательств того, что все необходимые меры по соблюдению законодательства и по снижению травматизма были выполнены.

При проверках, как внутренних, так и внешних, в первую очередь каждый факт деятельности по охране труда подтверждается не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним работников.

Пример, специалист по ОТ разработал в компании отличную инструкцию по оказанию первой помощи, утвердил ее и положил в папку. Но вот ознакомить с ней работников, для которых она была создана, забыл. Так в организации появился еще один хороший, но бесполезный документ.

 

Перечень основных документов по охране труда на предприятии

Для того, чтобы не делать лишнюю работу, и не упустить необходимые документы, мы рекомендуем вам руководствоваться статьей Трудового кодекса об обязанностях работодателя. Также нужно изучить ваши отраслевые правила по охране труда. Кроме того, воспользуйтесь актуализированной редакцией типового положения о системе управления охраной труда.

 


Важно! Всегда думайте на опережение – если Минюст зарегистрировал нормативный правовой акт, вступающий в силу через 6 месяцев, внимательно изучите его. По этому документу, вероятно, вы будете закрывать год, или начинать новый.


 

Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.

Можно привести простой, но очень наглядный пример из практики: администрация завода долго не могла решить, нужно ли ей проводить оценку рисков на рабочих местах. При этом, цена вопроса для завода – 65 000 рублей, так как своих знаний и опыта для оценки рисков не хватает.

А в пункте 10.2 МР приказа № 77 Роструд советует своим инспекторам спросить с работодателя следующие локальные нормативные акты:

Нет документа – нет и мероприятия, значит завод оштрафуют на сумму до 80 000 рублей по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ плюс личный штраф для работодателя.

Независимо от того, сколько человек у вас на предприятии – пять или две тысячи, а также от того, чем вы занимаетесь – офис или производство, на каждом без исключения предприятии должен вестись законодательный минимум локальных нормативных актов.

Отраслевые особенности дополняют этот минимум, но и здесь нужно четко придерживаться требований правил по охране труда. Не плодите лишние документы, но не упустите самые нужные.

Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)

Мероприятия по ОТКакие локальные акты нужно разработать работодателю
Функционирование Системы управления охраной труда
1Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы):
а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ;
б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда;
в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда;
г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов;
д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда;
е) планирование улучшений функционирования СУОТ;
ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда;
з) управление документированной информацией СУОТ.
Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда:
а) порядок управления профессиональными рисками;
б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты;
в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда;
г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры;
д) организация работы комиссии по охране труда;
е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда;
ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п.
2Отчет о проведении оценки профрисков:
а) перечень (реестр) опасностей;
б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска;
в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску;
г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков.
3Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников
4Отчет по мониторингу функционирования СУОТ
5Предварительный Анализ состояния охраны труда
6Политика в области охраны труда
7Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками
8Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты
9Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно
10Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов
Специальная оценка условий труда
1Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда
2Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда
3График проведения специальной оценки условий труда
4Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда
5План мероприятий по улучшению условий и охраны труда
Медицинские осмотры (предварительные и периодические)
1Приказ об организации медосмотра
2Утвержденный список лиц на медосмотр
3Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию
4Календарный план медосмотра
5Направления на медосмотр
6Журнал учета направлений на медосмотр
Обучение по охране труда
1Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте
2Программа вводного инструктажа по охране труда
3Инструкции по охране труда
4Программы первичного инструктажа по охране труда
5Программы специального обучения по охране труда
6Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда
7Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников
8Протоколы проверки знаний требований охраны
9Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте
10Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
11Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя
Организация работ с повышенной опасностью
1Планы производства работ
2Технологические карты
3Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты
4Журнал учета работ по наряду-допуску
5Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ
6Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска
7Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска
8Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию
9Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию
10Программа стажировки на рабочем месте
11Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой
Выдача СИЗ
1Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ
2Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи
3Копии сертификатов и деклараций о соответствии
4Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции
5Личные карточки учета выдачи СИЗ

Обязательные документы по ОТ для отдельных видов работ

Мероприятия по ОТКакие локальные акты нужно разработать работодателю
Сварочные работы
1Порядок производства работ повышенной опасности, оформления наряда-допуска и обязанности должностных лиц, ответственных за организацию и безопасное производство работ
2Порядок осмотра шлангов (не реже одного раза в месяц шланги подвергаются осмотру и испытанию в порядке, установленном локальным нормативным актом работодателя)
3Оформленные и выданные наряды-допуски регистрируются в журнале
4Протокол проверки исправности оборудования для производства электросварочных работ не реже одного раза в шесть месяцев
5Приказ о назначении ответственного за содержание в исправном состоянии соответствующего вида оборудования
Инструмент и приспособления
1Порядок проведения работ с ручным пиротехническим инструментом
2Приказ о назначении лица, ответственного за содержание электроинструмента в исправном состоянии, ответственного за содержание в исправном состоянии инструмента с приводом от двигателя внутреннего сгорания
3Журнал осмотров, ремонта, проверок, испытаний и технических освидетельствований инструмента (за исключением ручного инструмента)
4Журнал учета периодических проверок электроинструмента и приспособлений (в том числе вспомогательное оборудование: трансформаторы, преобразователи частоты, защитно-отключающие устройства, кабели-удлинители) с периодичностью не реже 1 раза в 6 мес.
Эксплуатация грузоподъемных машин и механизмов
1Приказ о назначении работников, допущенных к выполнению работ по эксплуатации грузоподъемных машин и механизмов на территории организации
2Порядок производства работ с повышенной опасностью, оформления наряда-допуска и обязанности уполномоченных работодателем должностных лиц, ответственных за организацию и безопасное производство работ
3Технологические регламенты (технологические инструкции)
4Приказ о назначении должностного лица, назначенного приказом работодателя ответственным за безопасную эксплуатацию оборудования
5Порядок и последовательность выполнения работ, необходимые приспособления и инструмент
6Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное производство работ
7Инструкции по охране труда
8Приказ о назначении должностных лиц, ответственных за техническое обслуживание и ремонт технологического оборудования
9Наряд-допуск на производство работ с повышенной опасностью
10Акт-допуск для производства работ на территории организации
11Приказ о допуске на право управления соответствующим видом грузоподъемных машин и механизмов
12Приказ о назначении работника, ответственного за безопасное производство работ кранами, при подъеме грузов двумя или несколькими кранами
Эксплуатация электроустановок
1Протоколы проверки знаний правил работы в электроустановках
2Журнал учета проверки знаний правил работы в электроустановках
3Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям
4Приказ о назначении лиц, ответственных за стажировку, дублирование, допуске к самостоятельной работе
5Приказ о виде оперативного обслуживания электроустановок, числе работников из числа оперативного персонала в смене о праве единоличного осмотра электроустановки, порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок
6Приказ о назначении, ответственных за безопасное ведение работ в электроустановках, о праве единоличного осмотра; перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации, по распоряжению, по наряду-допуску
7Перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации, по распоряжению, по наряду-допуску
8Технологические карты
9Проекты производства работ
10Перечень электроустановок, конструкция которых такова, что установка заземления опасна или невозможна
11Инструкции или технологические карты по каждому виду работ с приборами учета
12Протоколы проверки и испытания на используемые в работе ручные электрические машины, переносные электроинструменты и светильники, вспомогательное оборудование
13Программа стажировки на рабочем месте
14Программа дублирования
Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
1Приказ (распоряжение) о создании комиссии по расследованию несчастного случая;
2Планы, эскизы, схемы
3Протоколы осмотра места происшествия
4Протоколы опросов должностных лиц
5Акт о несчастном случае на производстве
6Протоколы опросов очевидцев несчастного случая
7Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Указанный в нашей таблице перечень ЛНА не является окончательным и исчерпывающим. Каждый работодатель самостоятельно определяет необходимость разработки и принятия документированной процедуры по охране труда с учетом специфики своей деятельности, поставленных целей в политике по охране труда, с учетом опыта лучших работодателей, в том числе и международных.

 

Документы по охране труда: сроки хранения журналов, инструкций и других документов по охране труда

Локальные нормативные акты подлежат хранению. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Этот приказ является обязательным для всех работодателей, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности. Номенклатура дел охраны труда должна быть составлена с указанием в разделе 7.3 Перечня сроков хранения.

Наименование
документов
Условия
хранения
Отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ), перечни рабочих мест сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)По месту проведения - 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда - 50 лет (документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (документы закончены до 1 января 2003 года).
В других организациях - 5 лет (в организации, которая проводила СОУТ)
Наряд-допуск на производство работ с повышенной опасностью, журнал учета работ по нарядам и распоряжениямВ течение 1 года после закрытия наряда-допуска, при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве - 45 лет
Документация по медосмотрам5 лет ЭПК, то есть через 5 лет комиссия определит, какие документы нужно отобрать на постоянное хранение, а какие можно утилизировать
Расследование и учет профессиональных заболеваний• 50 лет - если документы закончены после 1 января 2003 года
• 75 лет - если документы закончены до 1 января 2003 года
Расследование и учет несчастных случаев45 лет
Документы, подтверждающие обучение по охране труда:
- протоколы проверки знаний
- журналы инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
5 лет
45 лет
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием1 год
Программа производственного санитарного контроля5 лет

Следует учесть, что Росархив не является федеральным исполнительным органом по охране труда, поэтому допускает устаревшие, ненужные формулировки. Например, в пункте 408 приказа указано, что в организации должны храниться 5 лет «Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)». При этом сертификация работ по ОТ не регламентирована ТК РФ и другими НПА, следовательно, такие сертификаты вести и хранить не требуется. При этом можно организовать хранение копий сертификатов и деклараций на смывающие средства и спецодежду 5 лет.

Эти документы понадобятся, если вы соберетесь возмещать затраты на предупредительные меры в ФСС, или если к вам придет проверка ГИТ. Также и в личных карточках выдачи СИЗ и смывающих нужно указывать №№ сертификатов или деклараций, поэтому копии всегда нужно хранить под рукой.

Как уничтожать документы по охране труда

После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Важно! Не допускается выбрасывать документы, в которых могут содержаться персональные данные как твердые коммунальные отходы.

Допускается для уничтожения применять различные технологии измельчения документов, в том числе и шредер, а если речь идет о цифровом документе, комиссия контролирует стирание информации или форматирование носителя.

 

Утеря документов по охране труда

Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.

Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.

Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.

Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.

 

Образец акта об утрате журнала инструктажей на рабочем месте:

АКТ об утрате журнала инструктажей на рабочем месте

 

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО:

Формы журналов по охране труда и безопасности скачать

Разработка документации по охране труда заполнить заявку

Последние записи в блоге
Порядок обучения по охране труда: обзор этапов разработки, к чему подготовиться уже сейчас
Эксплуатация подъемных сооружений. Правила безопасности
С 1 января 2021 года ввели в действие Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности «Правила безопа...
Новый порядок обучения по пожарной безопасности
Постановление Правительства Российской Федерации от 16.08.2021 № 1346 «О внесении изменений в постановление Правитель...