В статье вы узнаете, какие документы по охране труда должны быть в организации в 2026 году. Разберем обязательный комплект документов, покажем, какие ЛНА нужны не всем работодателям, и объясним, какие акты не обязательны, но помогут подтвердить работу по охране труда при споре или проверке ГИТ.
Какие документы по охране труда должны быть в организации в 2026 году
Клевцова Наталья
КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ
Содержание
- Документы по охране труда: требования законодательства
- Обязательные документы организации по охране труда
- Дополнительные обязательные документы для отдельных работодателей
- Перечень документов по охране труда, которые не являются обязательными
- Проверка документов по охране труда: что запросит ГИТ
- Как накажут за отсутствие документов по ОТ
Документы по охране труда: требования законодательства
Документы по охране труда подтверждают, что работодатель организовал систему охраны труда, обучил работников, провел спецоценку, оценил профриски, выдал СИЗ и направил работников на медосмотры, если они обязательны. Универсального комплекта для всех организаций нет: перечень документов по охране труда зависит от численности, должностей, видов работ, оборудования, вредных факторов и результатов оценки профрисков. Но есть основные документы по охране труда, без которых работодатель не докажет, что он выполняет обязанности по ТК РФ. Их условно можно разделить на семь групп:
- Документы по организации работы по ОТ.
- Документы о специальной оценке условий труда.
- Документы по обучению работников ОТ.
- Документы по медосмотрам.
- Документы по учету и расследованию микротравм.
- Документы по управлению профрисками.
- Документы по выдаче СИЗ.
Обязательные документы организации по охране труда
У каждого работодателя должен быть базовый комплект документов по охране труда. Он подтверждает, что в организации есть СУОТ, работников обучают, условия труда проверяют, риски оценивают, а микротравмы учитывают. Этот комплект нужен независимо от сферы деятельности, численности и формы собственности.
| Обязательный документ | Для чего нужен |
|---|---|
| Положение о системе управления охраной труда | Закрепляет, как работодатель организует охрану труда: кто за что отвечает, как выявляют опасности, проводят обучение, контролируют условия труда и планируют мероприятия по ОТ |
| Приказ об утверждении положения о СУОТ | Подтверждает, что работодатель ввел положение в действие и обязал работников его соблюдать |
| Политика в области охраны труда | Показывает цели работодателя в сфере охраны труда: сохранить жизнь и здоровье работников, снижать профриски, предупреждать травмы и профзаболевания |
| Приказ об утверждении политики в области ОТ | Подтверждает, что политика официально принята работодателем |
| Комплект нормативных правовых актов с требованиями охраны труда | Нужен, чтобы работодатель и ответственные лица применяли актуальные нормативные документы по охране труда |
| Перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда | Показывает, какие меры работодатель планирует, чтобы снизить риски и улучшить условия труда |
| Документы по оценке профессиональных рисков | Подтверждают, что работодатель выявил опасности, оценил риски и определил меры, чтобы их снизить |
| Реестр опасностей | Фиксирует опасности, которые есть на рабочих местах или связаны с трудовыми процессами |
| Карты оценки профессиональных рисков | Показывают уровень риска по рабочим местам, профессиям или видам работ |
| Документы по специальной оценке условий труда | Подтверждают, что работодатель провел СОУТ и определил классы условий труда на рабочих местах |
| Отчет о проведении СОУТ | Основной документ по результатам спецоценки условий труда |
| Инструкции по охране труда | Устанавливают безопасные правила работы для должностей, профессий и видов работ |
| Перечень действующих инструкций по охране труда | Помогает контролировать, какие инструкции есть в организации и когда их нужно пересмотреть |
| Документы по обучению охране труда | Подтверждают, что работников обучили требованиям охраны труда и проверили знания |
| Положение о порядке обучения требованиям охраны труда | Закрепляет, как работодатель организует инструктажи, обучение, стажировку и проверку знания требований ОТ |
| Программы обучения требованиям охраны труда | Нужны для обучения работников по требованиям охраны труда с учетом их должностей и выполняемых работ |
| Протокол проверки знания требований охраны труда | Подтверждает, что работник прошел проверку знаний и может быть допущен к работе |
| Программа вводного инструктажа по охране труда | Нужна для проведения вводного инструктажа с работниками и иными лицами, которых допускают к деятельности организации |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Подтверждает, что вводный инструктаж провели и зарегистрировали |
| Программа первичного и повторного инструктажа на рабочем месте | Нужна для инструктажей по конкретным условиям труда, оборудованию, процессам и рискам на рабочем месте |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Подтверждает проведение первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей |
| Положение об особенностях рассмотрения и учета микротравм | Закрепляет порядок, по которому работодатель рассматривает микротравмы работников |
| Журнал учета микротравм работников | Подтверждает, что работодатель ведет учет микроповреждений и анализирует их причины |
Это базовый перечень документов по охране труда, который должен быть у работодателя в 2026 году. Их можно оформить отдельными локальными актами или включить часть положений в один документ, если так удобнее для организации. Например, порядок оценки профрисков можно закрепить в положении о СУОТ, а политику в области охраны труда оформить отдельным документом или разделом положения.
Главное — не количество папок, а полнота и связь документов между собой. Если в организации есть положение о СУОТ, но нет оценки профрисков, журналов инструктажей и документов по обучению, система будет только на бумаге. Если инструкции есть, но работников с ними не ознакомили, работодатель не докажет, что сотрудникам объяснили безопасные правила работы.
Дополнительные обязательные документы для отдельных работодателей
Кроме базового комплекта, у отдельных работодателей должны быть дополнительные документы по охране труда. Их оформляют не все организации, а только те, у кого есть соответствующие условия труда, должности, виды работ или категории работников. Например, документы по СИЗ нужны, если работникам положены средства защиты, а документы по медосмотрам — если сотрудники выполняют работы или находятся под воздействием факторов, при которых медосмотр обязателен.
Такие документы нельзя относить к необязательным. Если в компании есть водители, вредные факторы, работы повышенной опасности, подрядчики на территории или работники, которым положены СИЗ, соответствующий блок становится обязательным. Поэтому после проверки базового комплекта работодатель должен отдельно посмотреть, какие специальные требования относятся именно к его организации.
| Для каких работодателей нужны | Какие документы оформить |
|---|---|
| В организации больше 50 работников и есть производственная деятельность | - Приказ о создании службы охраны труда или приказ о введении должности специалиста по охране труда - Положение о службе охраны труда - Должностная инструкция специалиста по охране труда |
| Работникам положены СИЗ | - Порядок обеспечения работников СИЗ - Приказ об утверждении порядка - Нормы выдачи СИЗ - Личные карточки учета выдачи СИЗ - Карточки учета дежурных СИЗ - Приказ о назначении ответственных за выдачу СИЗ |
| Работникам положены дерматологические СИЗ и смывающие средства | - Положение об обеспечении работников ДСИЗ и смывающими средствами - Нормы выдачи ДСИЗ - Приказ о выдаче ДСИЗ - Личные карточки учета выдачи ДСИЗ или СИЗ - Инструкция по применению ДСИЗ |
| Есть работники, которые проходят обязательные медосмотры | - Список работников, подлежащих периодическому медосмотру - Поименный список работников - Направления на медосмотр - Журнал учета выдачи направлений - График медосмотра - Приказ о проведении медосмотра - Приказ о допуске, отстранении или переводе |
| Есть работники, которые проходят предрейсовые, предсменные, послерейсовые или послесменные медосмотры | - Положение об организации таких медосмотров - Приказ об утверждении положения - Журнал регистрации предрейсовых или предсменных медосмотров - Журнал регистрации послерейсовых или послесменных медосмотров |
| Есть работники, которым нужно обязательное психиатрическое освидетельствование | - Положение о порядке проведения психиатрического освидетельствования - Перечень профессий и должностей - Приказ о направлении работников - Направления - Журнал учета направлений - Приказ о допуске, отстранении или переводе |
| Работники обязаны иметь личные медицинские книжки | - Приказ о назначении ответственного за учет медкнижек - Пофамильные списки работников, подлежащих профгигиенической подготовке и аттестации - Журнал регистрации результатов - Приказ о переходе на электронные медицинские книжки |
| Работникам положены молоко, равноценные продукты или компенсация | - Положение о выдаче молока - Приказ о выдаче молока - Заявления работников о замене молока равноценными продуктами или денежной компенсацией - Приказ о замене молока компенсацией |
| Работникам положено лечебно-профилактическое питание | - Перечень профессий и должностей, которым положено лечебно-профилактическое питание - Приказ о выдаче лечебно-профилактического питания |
| В организации есть работы повышенной опасности | - Перечень работ повышенной опасности - Приказ об утверждении перечня - Приказ о назначении ответственных за организацию работ - Наряды-допуски - Журнал учета нарядов-допусков |
| Работники должны проходить стажировку на рабочем месте | - Перечень профессий и должностей, по которым проводят стажировку - Положение о стажировке - Программа стажировки - Приказ о назначении стажировки - Стажировочный лист или журнал стажировок - Приказ о допуске к самостоятельной работе |
| Есть неэлектротехнический персонал, которому присваивают I группу по электробезопасности | - Перечень должностей и профессий - Приказ о назначении ответственного за присвоение I группы - Программа инструктажа - Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности |
| На территории работают подрядчики | - Положение о допуске подрядных организаций - Приказ о назначении ответственных за работу с подрядчиками - Акт-допуск - График совместных работ - План мероприятий по предотвращению повреждения здоровья работников - Документы о вводном инструктаже работников подрядчика |
| В организации нужно проводить санитарный производственный контроль | - Приказ об организации производственного контроля - Положение о производственном контроле - Программа производственного контроля; протоколы измерений - Журнал учета производственного контроля - Отчет о производственном контроле |
| Произошел несчастный случай на производстве | - Извещение о несчастном случае - Приказ о создании комиссии - Протокол осмотра места происшествия - Протоколы опросов - Акт о несчастном случае - Акт Н-1 - Журнал регистрации несчастных случаев; сообщение о последствиях - Приказ об итогах расследования |
| У работника выявили профессиональное заболевание | - Извещение об установлении предварительного диагноза - Санитарно-гигиеническая характеристика условий труда - Сообщение о страховом случае в СФР - Приказ о комиссии - Акт о случае профзаболевания - Приказ о мерах по предупреждению профзаболеваний |
Этот перечень не нужно переносить в документы организации целиком, если соответствующих работ и работников нет. Например, офисной компании без водителей не нужны журналы предрейсовых медосмотров, а работодателю без вредных условий труда не нужны документы по выдаче молока. Но если такие условия появились, документы становятся обязательными, и их нужно оформить до допуска работников к соответствующей работе.
Проверять специальные блоки лучше через штатное расписание, результаты СОУТ, оценку профрисков и фактические работы. Сначала посмотрите, какие должности есть в организации, затем — какие вредные факторы, риски, СИЗ, медосмотры и виды работ указаны в документах. После этого станет понятно, какие документы по охране труда 2026 нужны именно вашей компании, а какие в комплект включать не надо.
Перечень документов по охране труда, которые не являются обязательными
Не все документы из чек-листов по охране труда обязательны для каждого работодателя. Часть из них оформляют только в отдельных случаях, а часть используют как внутренний инструмент контроля. Такие бумаги не заменяют обязательный комплект, но помогают работодателю подтвердить, что он проверяет состояние охраны труда, выявляет нарушения и принимает меры.
Главное — не называть необязательными те документы, которые становятся обязательными при определенных условиях. Например, документы по медосмотрам не нужны всем работодателям, но обязательны, если в организации есть работники, которые должны проходить предварительные или периодические медосмотры. То же правило действует для СИЗ, молока, психиатрического освидетельствования, предрейсовых осмотров, подрядчиков и работ повышенной опасности.
| Документ | Когда поможет работодателю |
|---|---|
| Акт проверки состояния охраны труда | Поможет подтвердить, что работодатель проводит внутренние проверки рабочих мест, фиксирует нарушения и контролирует их устранение |
| Журнал проверки состояния условий труда | Удобен, если нужно регулярно фиксировать результаты обходов, замечания, сроки устранения и ответственных лиц |
| Предписание об устранении выявленных нарушений | Поможет доказать, что нарушение не оставили без реакции: ответственному лицу выдали задание, установили срок и проконтролировали результат |
| Приказ о введении трехступенчатого контроля за состоянием условий и безопасности труда | Нужен, если организация решила вести трехступенчатый контроль и закрепить его порядок локально |
| Положение об осуществлении контроля за охраной труда | Поможет распределить обязанности между руководителями подразделений, специалистом по ОТ и другими ответственными лицами |
| Акт проведения трехступенчатого контроля | Подтвердит, что контроль действительно проводили, а не просто прописали в положении |
| Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда | Удобен для производственных компаний, где нужно регулярно отслеживать нарушения по участкам, сменам или подразделениям |
| Программа внутреннего аудита СУОТ | Поможет заранее определить, какие подразделения, документы и процессы проверяет комиссия |
| План проведения внутреннего аудита СУОТ | Покажет, что аудит СУОТ проводят системно, а не после жалобы работника или перед визитом ГИТ |
| Отчет по результатам внутреннего аудита СУОТ | Поможет подтвердить, какие нарушения выявили, какие выводы сделали и какие меры приняли |
| Форма по корректирующим действиям внутреннего аудита СУОТ | Нужна, чтобы зафиксировать мероприятия после аудита, сроки, ответственных и результат исполнения |
| Служебная записка по планированию мероприятий по охране труда | Поможет обосновать, почему работодатель включил расходы или мероприятия в план по охране труда |
Такие документы лучше оформлять не ради количества, а под конкретную задачу. Если в организации небольшой офис и минимальные риски, ей может быть достаточно базового комплекта без журналов трехступенчатого контроля и внутренних аудитов СУОТ. Но если есть производство, склад, сменная работа, несколько подразделений или руководители на местах, дополнительные документы помогут навести порядок и показать проверяющим, как работодатель контролирует охрану труда.
Например, акт проверки состояния охраны труда пригодится, если работник пожалуется, что руководитель подразделения не устраняет опасные условия. В акте можно зафиксировать, что именно проверили, какие нарушения нашли, кому поручили их устранить и в какой срок. Если работодатель потом оформит отметку об исполнении или повторный акт, у него будет понятная цепочка: нарушение выявили, ответственному передали, результат проверили.
Внутренний аудит СУОТ тоже не нужно вводить всем подряд. Но для крупной компании это нормальный инструмент, чтобы проверить документы по охране труда до ГИТ. Программа, план, отчет и корректирующие действия покажут, что работодатель сам выявляет слабые места: неактуальные инструкции, просроченное обучение, ошибки в журналах, неполные карты профрисков или проблемы с выдачей СИЗ.
Проверка документов по охране труда: что запросит ГИТ
Инспектор ГИТ вправе запросить только те документы по охране труда, которые относятся к предмету проверки. Например, если проверка касается обучения по охране труда, инспектор не должен требовать весь архив по медосмотрам, СИЗ и подрядчикам без связи с проверяемым вопросом. Это правило следует из Закона о госконтроле: инспектор вправе истребовать документы, которые имеют значение для проверки (п. 5 ч. 1 ст. 37 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ).
Если работодатель не оформлял необязательные документы, это не нарушение. Например, если в организации не вводили трехступенчатый контроль, у работодателя не будет приказа о его введении, журнала и актов трехступенчатого контроля. В таком случае нужно письменно пояснить инспектору, что документ не оформляли, потому что обязанность вести его для организации не установлена.
Если проверка началась по жалобе работника, ГИТ обычно запрашивает документы по конкретной ситуации и конкретному сотруднику. Например, если работник пожаловался, что его допустили к работе без обучения, инспектор запросит документы об инструктажах, обучении, проверке знаний и допуске к работе именно по этому работнику. Если жалоба касается СИЗ, понадобятся нормы выдачи, личная карточка учета выдачи СИЗ и документы, которые подтверждают, что работнику выдали положенные средства защиты.
| Что проверяет ГИТ | Какие документы по охране труда может запросить инспектор |
|---|---|
| Организация работы по охране труда | Положение о СУОТ, политика в области охраны труда, приказ об утверждении положения о СУОТ, приказ об утверждении политики, план мероприятий по улучшению условий и охраны труда, документы о распределении обязанностей по ОТ |
| Служба охраны труда или специалист по ОТ | Приказ о создании службы охраны труда, положение о службе охраны труда, приказ о назначении специалиста по охране труда, должностная инструкция специалиста, документы об образовании и квалификации специалиста по ОТ |
| Локальные акты по охране труда | Справка или перечень локальных нормативных актов по охране труда, документы об ознакомлении работников с ЛНА, перечень действующих инструкций по охране труда, инструкции по охране труда |
| Инструктажи по охране труда | Программа вводного инструктажа, журнал регистрации вводного инструктажа, программа первичного и повторного инструктажа на рабочем месте, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте, приказы о назначении ответственных за проведение инструктажей |
| Обучение по охране труда | Положение о порядке обучения требованиям охраны труда, программы обучения, приказ о создании комиссии по проверке знания требований охраны труда, протоколы проверки знаний, график проверки знаний, документы о направлении работников на обучение |
| Стажировка и допуск к самостоятельной работе | Перечень должностей и профессий, по которым проводят стажировку, положение о стажировке, программа стажировки, стажировочные листы или журнал стажировок, приказы о допуске к самостоятельной работе |
| Специальная оценка условий труда | Приказ о создании комиссии по СОУТ, перечень рабочих мест, график проведения СОУТ, договор с организацией, которая проводила СОУТ, отчет о СОУТ, карты СОУТ, сводная ведомость, декларация соответствия условий труда, документы об ознакомлении работников с результатами СОУТ |
| Профессиональные риски | Положение или процедура оценки профрисков, приказ о проведении оценки, реестр опасностей, карты оценки профрисков, план мероприятий по снижению рисков, журнал или листы ознакомления работников с картами профрисков |
| Средства индивидуальной защиты | Порядок обеспечения работников СИЗ, нормы выдачи СИЗ, личные карточки учета выдачи СИЗ, карточки учета дежурных СИЗ, документы на СИЗ, перечень СИЗ, применение которых требует практических навыков |
| Медосмотры | Список работников, подлежащих медосмотрам, поименный список, направления на медосмотр, журнал учета выдачи направлений, график медосмотров, договор с медицинской организацией, заключительные акты, приказы о допуске, отстранении или переводе |
| Психиатрическое освидетельствование | Перечень должностей и профессий, приказ о направлении работников, направления на освидетельствование, журнал учета направлений, документы о допуске, отстранении или переводе |
| Микротравмы | Положение об особенностях рассмотрения и учета микротравм, журнал учета микротравм, справки о рассмотрении причин и обстоятельств микроповреждений |
| Несчастные случаи | Журнал регистрации несчастных случаев, извещение о несчастном случае, приказ о создании комиссии, материалы расследования, акт о несчастном случае, акт Н-1, сообщение о последствиях несчастного случая, приказ об итогах расследования |
| Работы повышенной опасности | Перечень работ повышенной опасности, приказ о назначении ответственных, наряды-допуски, журналы учета нарядов-допусков, документы об обучении работников, которых допускают к таким работам |
| Электробезопасность | Перечень должностей и профессий электротехнического и электротехнологического персонала, документы о присвоении групп по электробезопасности, журнал учета присвоения I группы неэлектротехническому персоналу, документы об обучении ответственных лиц |
| Отраслевые работы | Документы по организации работ на высоте, сварочных работ, грузоподъемных работ и других работ, если такие процессы есть в организации |
Инспектор будет смотреть не только наличие документов, но и даты, подписи и связь документов между собой. Если работника ознакомили с ЛНА в день, когда он был в отпуске, на больничном или в командировке, ГИТ может не принять такой документ. Работодателю важно заранее проверить, чтобы даты инструктажей, обучения, проверки знаний, медосмотров и допуска к работе не противоречили табелям, приказам и другим кадровым документам.
Например, ГИТ оштрафовала работодателя за допуск водителя к работе без обучения и проверки знаний по охране труда. Работодатель представил удостоверение о проверке знаний, но инспекция не приняла его во внимание, потому что документ оформили в день, когда водитель был в командировке. Суд поддержал инспекцию, поэтому документы по охране труда нельзя оформлять задним числом или датами, когда работник фактически не мог пройти обучение или инструктаж (постановление Верховного суда РФ от 03.07.2017 № 83-АД17-2).
Расходы на подготовку и представление документов для инспектора несет работодатель. Нельзя требовать, чтобы работники сами собирали или оплачивали документы по охране труда для проверки. Работодатель обязан представить инспектору необходимые материалы, если они относятся к предмету проверки (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ).
Как накажут за отсутствие документов по ОТ
За отсутствие обязательных документов по охране труда работодателя могут привлечь по статье 5.27.1 КоАП РФ. Размер штрафа зависит от нарушения: одно дело — нет положения о СУОТ или инструкций, другое — работника допустили к работе без обучения или обязательного медосмотра. Самые дорогие составы связаны с допуском к работе без обучения, проверки знаний, медосмотра и с необеспечением работников СИЗ.
| Нарушение | Штраф для должностного лица | Штраф для ИП | Штраф для организации |
|---|---|---|---|
| Работодатель не разработал положение о СУОТ, не утвердил политику в области охраны труда, не ведет учет микротравм или не проводит оценку профрисков | от 2 000 до 5 000 руб. | от 2 000 до 5 000 руб. | от 50 000 до 80 000 руб. |
| Работодатель не разработал инструкции по охране труда с учетом требований приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 772н | от 2 000 до 5 000 руб. | от 2 000 до 5 000 руб. | от 50 000 до 80 000 руб. |
| Работодатель не провел СОУТ или нарушил порядок ее проведения | от 5 000 до 10 000 руб. | от 5 000 до 10 000 руб. | от 60 000 до 80 000 руб. |
| Работодатель допустил работника к работе без обучения по ОТ, проверки знаний или обязательного медосмотра | от 15 000 до 25 000 руб. | от 15 000 до 25 000 руб. | от 110 000 до 130 000 руб. |
| Работодатель не обеспечил работника СИЗ | от 20 000 до 30 000 руб. | от 20 000 до 30 000 руб. | от 130 000 до 150 000 руб. |
| Повторное аналогичное нарушение | от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет | от 30 000 до 40 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток | от 100 000 до 200 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток |
4
