С 17 сентября действует новый приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, в котором обновили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, в том числе по охране труда. Отдельный раздел в документе посвятили хранению и учету документов в электронном виде. Чиновники указали, что хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД). А организации обязаны обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в СХЭД.
Электронные архивные документы, которые компании передают на архивное хранение, должны состоять из следующих элементов:
- файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
- файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
- файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);
- файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).
Необходимо учитывать, что порядок приема-передачи электронных документов внутри компании по новым Правилам должен быть прописан в ЛНА, в том числе по правам доступа работников к электронным архивным документам, а при взаимодействии между организациями — договорами об информационном взаимодействии.
Источник: приказ Росархива от 31.07.2023 № 77
