С 1 марта 2023 года в организации можно вести часть документов по охране труда в электронном виде. В статье разъяснили, как организовать электронный документооборот по охране труда в компании, какие требования к ведению и какие документы можно вести электронно.
Электронные документы по охране труда с 1 марта: что нужно знать специалисту
Рахимзянова Гузель
КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ
Как организовать документооборот по охране труда в электронном виде
Для ведения документооборота по охране труда в электронном виде в организации должен быть утвержден локальный нормативный документ о введении электронного документооборота и порядок его ведения. В порядке должен быть описан процесс ведения документов по охране труда.
Скачайте приказ о ведении электронного документооборота в конце статьи
Для ведения электронного документооборота используют информационную систему «Работа в России» или собственную электронную систему организации. Это указано в письме Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303.
Собственная цифровая система работодателя должна позволять:
- использовать электронную подпись;
- оформлять документы в регламентированном виде;
- работать с порталом «Госуслуги»;
- фиксировать отправку и получение документов.
Кроме того, она должна соответствовать требованиям к хранению документов и защите персональных данных.
Важно! Если ведение документов в электронном виде в организации не утверждено, можно составить служебную записку работодателю, с просьбой об организации электронного документооборота. Для большей убедительности можно пообщаться с коллегами из других отделов или служб и узнать, кто еще хочет вести документы в электронном виде. Если составить служебную записку коллективно, работодатель ее одобрит с большей вероятностью.
Также служебную записку составляют в случае, если порядок ведения электронного документооборота на предприятии утвержден, но там нет информации о ведении документов по охране труда.
Обратите внимание, что вести документы работников электронно можно только с их разрешения. Даже если в ЛНА работодателя прописано ведение документов по ОТ электронно, но кто-то из работников против, оформлять его документы придется в бумажном виде (ч. 5 и 9 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение — если работник устроился на работу позже 31.12.2021. Это указано в ч. 4–7 ст. 22.2 ТК РФ.
Требования к ведению документов по охране труда в электронном виде
Процедура состоит из пяти критериев, два из них обязательные, три — нет.
- Обязательные: сам документ и его описание.
- Необязательные: приложения к документу, доверенность на подписание документа, электронная подпись.
Документ должен быть оформлен в формате PDF/A-1A. Название может содержать заглавные и строчные буквы латинского алфавита, цифры и подчеркивания. Длина не должна превышать 250 символов.
Описание документа оформляют в кодировке utf-8 без BOM в формате XML. Это нужно для работы программы, которая принимает и обрабатывает файлы. XML-схему описания электронного документа размещают на сайте Министерства труда.
Обратите внимание! Если на сайт загрузить новую схему, предыдущая будет действовать еще год.
Также есть требования к структурным элементам описания документов. Перечень элементов указан в приложении № 1 к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578.
Каждый структурный элемент имеет три характеристики: обязательность, множественность и тип значения элемента.
Обязательность обозначают буквами:
«О» — обязательный;
«У» — условно-обязательный;
«Н» — необязательный.
Множественность обозначают «М», ее используют для сведений о работниках и соискателях, если документ содержит данные о нескольких сотрудниках.
Тип обозначают буквой «Т» — текстовой или «D» — календарный.
Приложения допустимо оформлять в форматах: Word, Excel или PDF, кроме того названия могут быть написаны русскими буквами.
Доверенность должна быть оформлена в формате XML, но если в цифровой системе нет возможности автоматизированной обработки документа, то возможно оформление в формате PDF. Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Это указано в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 858.
Какие документы по охране труда можно вести в электронном виде
По охране труда электронно можно вести шесть документов, которым присвоен идентификационный код:
- Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы — код 05.006
- Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации — код 05.001
- Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой — код 05.002
- Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты — код 05.003
- Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продукты — код 05.004
- Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продукты на выдачу молока — код 05.005
Электронный код к этим документам указан в приложении к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Также в электронном виде можно вести документы, возможность ведения которых электронно установлена в регламентирующих их нормативно-правовых актах. Таким документам присваивают код 12.999. Эту информацию указан Минтруд в письме от 14.06.2023 №15-1/ООГ-3096.
Обратите внимание: инструктажи по охране труда и акт о несчастном случае на производстве нельзя оформлять в электронном виде.
Задайте вопрос эксперту
5
1
Получите материалы из статьи
Отправим на почту:
Приказ о ведении электронного документооборота