Меню

Электронные документы по охране труда с 1 марта: что нужно знать специалисту

С 1 марта 2023 года в организации можно вести часть документов по охране труда в электронном виде. В статье разъяснили, как организовать электронный документооборот по охране труда в компании, какие требования к ведению и какие документы можно вести электронно.

Рахимзянова Гузель
КУРАТОР КУРСОВ ДПО, КОНСУЛЬТАНТ ПО ВОПРОСАМ ОБУЧЕНИЯ И ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

Как организовать документооборот по охране труда в электронном виде

Для ведения документооборота по охране труда в электронном виде в организации должен быть утвержден локальный нормативный документ о введении электронного документооборота и порядок его ведения. В порядке должен быть описан процесс ведения документов по охране труда.

Скачайте приказ о ведении электронного документооборота в конце статьи

 

Для ведения электронного документооборота используют информационную систему «Работа в России» или собственную электронную систему организации. Это указано в  письме Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303.

Собственная цифровая система работодателя должна позволять:

  • использовать электронную подпись;
  • оформлять документы в регламентированном виде;
  • работать с порталом «Госуслуги»;
  • фиксировать отправку и получение документов.

Кроме того, она должна соответствовать требованиям к хранению документов и защите персональных данных.

Важно! Если ведение документов в электронном виде в организации не утверждено, можно составить служебную записку работодателю, с просьбой об организации электронного документооборота. Для большей убедительности можно пообщаться с коллегами из других отделов или служб и узнать, кто еще хочет вести документы в электронном виде. Если составить служебную записку коллективно, работодатель ее одобрит с большей вероятностью.

Также служебную записку составляют в случае, если порядок ведения электронного документооборота на предприятии утвержден, но там нет информации о ведении документов по охране труда.

Обратите внимание, что вести документы работников электронно можно только с их разрешения. Даже если в ЛНА работодателя прописано ведение документов по ОТ электронно, но кто-то из работников против, оформлять его документы придется в бумажном виде (ч. 5 и 9 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение — если работник устроился на работу позже  31.12.2021. Это указано в ч. 4–7 ст. 22.2 ТК РФ.

Требования к ведению документов по охране труда в электронном виде

Процедура состоит из пяти критериев, два из них обязательные, три — нет.

  • Обязательные: сам документ и его описание.
  • Необязательные: приложения к документу, доверенность на подписание документа, электронная подпись.

 

Документ должен быть оформлен в формате PDF/A-1A. Название может содержать заглавные и строчные буквы латинского алфавита, цифры и подчеркивания. Длина не должна превышать 250 символов.

Описание документа оформляют в кодировке utf-8 без BOM в формате XML. Это нужно для работы программы, которая принимает и обрабатывает файлы. XML-схему описания электронного документа размещают на сайте Министерства труда.

Обратите внимание! Если на сайт загрузить новую схему, предыдущая будет действовать еще год.

Также есть требования к структурным элементам описания документов. Перечень элементов указан в приложении № 1 к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578.

Каждый структурный элемент имеет три характеристики: обязательность, множественность и тип значения элемента.

 

Обязательность обозначают буквами:

«О» — обязательный;

«У» — условно-обязательный;

«Н» — необязательный.

 

Множественность обозначают «М», ее используют для сведений о работниках и соискателях, если документ содержит данные о нескольких сотрудниках.

Тип обозначают буквой «Т» — текстовой или «D» — календарный.

Приложения допустимо оформлять в форматах: Word, Excel или PDF, кроме того названия могут быть написаны русскими буквами.

Доверенность должна быть оформлена в формате XML, но если в цифровой системе нет возможности автоматизированной обработки документа, то возможно оформление в формате PDF. Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Это указано в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 858.

Какие документы по охране труда можно вести в электронном виде

По охране труда электронно можно вести шесть документов, которым присвоен идентификационный код:

  1. Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы — код 05.006
  2. Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации — код 05.001
  3. Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой — код 05.002
  4. Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты — код 05.003
  5. Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продукты — код 05.004
  6. Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продукты на выдачу молока — код 05.005

Электронный код к этим документам указан в приложении к приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Также в электронном виде можно вести документы, возможность ведения которых электронно установлена в регламентирующих их нормативно-правовых актах. Таким документам присваивают код 12.999. Эту информацию указан Минтруд в письме от 14.06.2023 №15-1/ООГ-3096.

Обратите внимание: инструктажи по охране труда и акт о несчастном случае на производстве нельзя оформлять в электронном виде.

 

Задайте вопрос эксперту
Куда отправить ответ
9
1
0
1
0
0
0
Получите материалы из статьи
Отправим на почту:
Приказ о ведении электронного документооборота